Wie organisiert man eigentlich eine Konferenz? (Teil 5 von 7)

Konferenzen, Tagungen, Workshops… Egal wie ihr das Event nennt, Austausch ist wichtig, um in der Wissenschaft voranzukommen, und es macht doch irgendwie auch Spaß, sich mit Gleichgesinnten über die Feinheiten der eigenen Forschung auszutauschen. Auch im Studium ist die Teilnahme an solchen Veranstaltungen eine wunderbare Gelegenheit, den Horizont zu erweitern und herauszufinden, was es eigentlich so alles gibt. Irgendjemand muss diese Konferenzen aber natürlich auch organisieren und das sind keine mystischen Wesen, sondern eben auch Studierende und Forschende, die sich für das jeweilige Feld interessieren.

Für Studierende in den Sprachwissenschaften gibt es eine ganze Reihe an Konferenzen in Deutschland und im umliegenden Ausland, bei denen ihr eure Haus- und Abschlussarbeiten vorstellen, euch mit anderen Studierenden vernetzen und einen Einblick in die Forschungsthemen an anderen Unis bekommen könnt. Wir, Pauline und Annika, haben einen starken Bezug zur StuTS (Studentische Tagung Sprachwissenschaft) und zur Tacos (Tagung der Computerlinguistikstudierenden), an deren Organisation wir über die Jahre immer wieder in unterschiedlichen Funktionen beteiligt waren. Beide Konferenzen werden regelmäßig von Teams von Studierenden an ihren jeweiligen Unis organisiert, die StuTS jedes Semester, die Tacos immer im Frühjahr.

In dieser Blogreihe möchten wir also einmal die wichtigsten Themen für die Organisation einer Konferenz sammeln und ein paar Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mitgeben.

Wo müssen wir jetzt hin?

Eine Konferenz braucht, wenn sie nicht online stattfindet, einen Ort, an dem sie stattfinden (schaut sonst mal in den Blogartikel zu Online-Konferenzen von Markus und Annika). Das ist jetzt nicht soo überraschend, aber manchmal gar nicht so einfach. Wichtig sind hier erst einmal Räume für die Konferenz selbst. Diese sind Pflicht. Ohne geht es nicht. Und dann müssen alle ja auch noch irgendwo schlafen… aber dazu nächstes mal mehr.

Wie kommt man an Räume?

In der Regel finden wissenschaftliche Konferenzen in den Räumen einer Universität statt und wie ihr an diese kommt, unterscheidet sich natürlich von Uni zu Uni. In der Regel sind aber die Lehrstühle an denen ihr studiert ein guter Startpunkt. Fragt mal nach, wie man Räume reserviert, und stellt euch mit den Leuten gut, die die Macht über diese Systeme haben.

Dabei ist die Versuchung groß erstmal die Fachschaft zu fragen. Wenn ihr selber in der Fachschaft aktiv seid, nutzt diese Ressource. Ansonsten lohnt es sich in der Regel direkt selbst zu den Sekretariaten eurer Lehrstühle, Departments und Fakultäten zu gehen. So könnt ihr euer Anliegen selbst verteidigen und die Menschen, die dort arbeiten, können oft Wunder bewirken, wenn sie eure Veranstaltung toll finden. Also, verlasst euch bei dieser wichtigen Aufgabe nicht auf Mittelsleute, sondern geht selbst Klinken putzen.

Trotz all eures Charmes wird vermutlich die erste Reaktion jeder Institution sein, dass sie voll ausgebucht sind und natürlich keine Räume für eine studentische Konferenz haben, schon gar nicht im laufenden Lehrbetrieb unter der Woche. Lasst euch davon nicht einschüchtern, sucht euch professorale Fürsprecher:innen, die klar machen, wie wichtig eure Veranstaltung ist, und fragt nach, wie es vielleicht gehen könnte. Meistens stellt sich dann heraus, dass es irgendwo doch ein Gebäude gibt, in dem man vielleicht ein paar Räume auftreiben könnte. Es kann sein, dass ihr eure Keynotes in weniger beliebte Zeitslots verlegen müsst, da von 10-12 Uhr bereits alle in Frage kommenden Hörsäle belegt sind.

Gebäude und wie sie sich unterscheiden

Gerade am Wochenende oder an Feiertagen – also den Tagen, die sich für eine studentische Konferenz besonders anbieten – sind Unigebäude manchmal geschlossen. Das gilt besonders für Gebäude, in denen nur Hörsäle und Seminarräume sind. Hier bietet sich eine Verhandlung zu kleineren Gebäuden (günstiger im Gebäudeschutz) oder solchen, die auch am Wochenende geöffnet sind (Seminarräume der Bibliotheken), an. Fragt an den Lehrstühlen nach, wenn ihr selbst keine Ideen habt. Bei der StuTS in Nijmegen 2017 mussten wir am Samstag zum Beispiel an die juristische Fakultät ausweichen, wo die Bibliothek auch am Wochenende geöffnet ist und die Räume auf dem Weg dahin dann eben auch zugänglich sind. Bei der StuTS in Zürich, ebenfalls 2017, hat die StuTS-Orga für die Öffnung des Hauptgebäudes an Christi Himmelfahrt extra bezahlt. Was für euch möglich ist, hängt also ebenso von der Kreativität und dem guten Willen der Raumvergabe, wie auch von eurem Budget ab.

Und ganz wichtig: Macht eurer Uni frühzeitig klar, dass ihr eine kleine studentische Konferenz ohne Gewinnabsicht organisiert, die gerade so kostendeckend arbeitet. Es ist schon vorgekommen, dass Unis, mit Blick auf die Sponsoren auf der Tagungswebseite, im Nachgang Raummiete von der Orga gefordert haben und das sind schnell mehrere Tausend Euro. Meistens hilft es, wenn die Konferenz von der Fachschaft oder von eurem Institut mitorganisiert wird. Falls ihr doch in eine solche Situation geraten solltet, geht am besten zu euren Professor:innen oder zu eurem Sekretariat, denn von denen lässt sich die Uni-Verwaltung erfahrungsgemäß noch umstimmen.

Räume und die Wege dazwischen

Für eine gelungene Konferenz sollten die Räume möglichst nah beieinander liegen und wenn das Gebäude gewechselt werden muss, dann sollte das möglichst für einen ganzen Tag oder zumindest für einen ganzen Block zwischen zwei ausreichend langen Pausen passieren. Ungünstig für eure Planung sind Situationen, in denen entweder einzelne Vorträge ganz woanders sind oder die Leute zwischen zwei Vorträgen zu einem anderen Gebäude müssen. Ihr glaubt gar nicht, wie träge große Gruppen sein können… Wenn es Veranstaltungen gibt, bei denen alle Teilnehmenden im selben Raum sein sollen, z.B. Eröffnungs- und Abschlussplenum oder Keynote-Vorträge, dann braucht ihr einen entsprechend großen Raum. Das geht oft nicht im gleichen Gebäude. Plant also unbedingt ausreichend Zeit vor oder nach diesen Veranstaltungen ein, damit die Teilnehmenden zwischen den Gebäuden wechseln können und revidiert gegebenenfalls euren Zeitplan (siehe Teil 2 dieser Reihe).

Auch sonst bietet es sich an bei der Programmplanung die Raumgrößen im Blick zu behalten. Vermutlich könnt ihr ganz gut einschätzen, welche Vorträge und Workshops eher gut besucht sein werden (große Räume) und welche eher in kleiner Runde stattfinden (kleine Räume). Interaktive Workshops sind oft besonders beliebt. Andererseits ist es praktisch, wenn Vorträge mit ähnlichen Themen, die vermutlich dasselbe Publikum anziehen, direkt hintereinander im gleichen Raum stattfinden. Dann braucht das Publikum nicht ständig zwischen den Räumen hin- und herzulaufen und ihr spart wertvolle Zeit.

Raumplanung und Zeitplanung sind also eng verwandt. Trotzdem braucht ihr nicht das gesamte Programm fertig geplant zu haben, um überhaupt mal die Möglichkeiten an eurer Uni abzuklopfen. Legt also los, sobald das grobe Datum steht. Sobald ihr die Räume habt, könnt ihr die Konferenz darin durchplanen. Und wenn es dann soweit ist, druckt genug Wegweiser und Raumnummern für die Türen aus, besorgt euch Straßenkreide, laminiert ein paar Gebäudepläne und leitet eure Teilnehmenden damit geschickt über euren Campus und von Raum zu Raum.

Weitere Teile der Reihe folgen. Teil 6 erscheint am 11.01.2026