Konferenzen, Tagungen, Workshops… Egal wie ihr das Event nennt, Austausch ist wichtig, um in der Wissenschaft voranzukommen, und es macht doch irgendwie auch Spaß, sich mit Gleichgesinnten über die Feinheiten der eigenen Forschung auszutauschen. Auch im Studium ist die Teilnahme an solchen Veranstaltungen eine wunderbare Gelegenheit, den Horizont zu erweitern und herauszufinden, was es eigentlich so alles gibt. Irgendjemand muss diese Konferenzen aber natürlich auch organisieren und das sind keine mystischen Wesen, sondern eben auch Studierende und Forschende, die sich für das jeweilige Feld interessieren.

Für Studierende in den Sprachwissenschaften gibt es eine ganze Reihe an Konferenzen in Deutschland und im umliegenden Ausland, bei denen ihr eure Haus- und Abschlussarbeiten vorstellen, euch mit anderen Studierenden vernetzen und einen Einblick in die Forschungsthemen an anderen Unis bekommen könnt. Wir, Pauline und Annika, haben einen starken Bezug zur StuTS (Studentische Tagung Sprachwissenschaft) und zur Tacos (Tagung der Computerlinguistikstudierenden), an deren Organisation wir über die Jahre immer wieder in unterschiedlichen Funktionen beteiligt waren. Beide Konferenzen werden regelmäßig von Teams von Studierenden an ihren jeweiligen Unis organisiert, die StuTS jedes Semester, die Tacos immer im Frühjahr.

In dieser Blogreihe möchten wir also einmal die wichtigsten Themen für die Organisation einer Konferenz sammeln und ein paar Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mitgeben.

Time to party! Das Rahmenprogramm

Die besten Momente bei (studentischen) Tagungen passieren selten im Vortragssaal. Sie entstehen im Treppenhaus, in der Hostelküche oder um zwei Uhr morgens in der neuen Lieblingskneipe. Genau dafür ist das Rahmenprogramm da. Es schafft Gelegenheiten, neue Leute kennenzulernen, alte Gesichter wiederzusehen und sich ein Netzwerk an Gleichgesinnten aufzubauen, mit denen man sich über Fachliches und Überfachliches austauschen kann. Das geht leichter, wenn man nicht ausschließlich schweigend in Veranstaltungen sitzt und Menschen zuhört, sondern ab und zu Zeit hat, locker ins Gespräch zu kommen. Die Präferenzen für den perfekten Kontext gehen hier weit auseinander, deswegen ist es aus Sicht des Orgateams hilfreich, verschiedene Formate anzubieten. So ist, hoffentlich, für alle was dabei.

Ein paar Fixpunkte bilden den Rahmen, dazwischen seid ihr frei in eurer Planung:

Der Start: Bei einer Konferenz, bei der das Programm morgens anfängt, werden die meisten Teilnehmenden am Abend vorher anreisen. Hier lohnt es sich also, wenn ihr dafür sorgt, dass die Leute in der Unterkunft gut ankommen, sich am besten dort schon anmelden können (spart euch Stress am Morgen) und es dort vielleicht auch einen netten Gemeinschaftsraum gibt, wo man sich kennenlernen oder das Wiedersehen feiern kann. Für die ganz Motivierten könnte es auch schon eine Willkommensparty geben.

Der Abschluss: Die meisten StuTSis werden vermutlich am Morgen nach der Konferenz abreisen. Daraus ergibt sich also ein Zeitrahmen, in den ihr neben der eigentlichen Konferenz auch das Rahmenprogramm einplanen könnt.

Nachdem wir uns in den letzten sieben Blogposts um das Gelingen der eigentlichen Konferenz gekümmert haben, kommen jetzt endlich Spiel und Spaß an die Reihe. Es folgen also ein paar Ideen und Tipps rund um die Organisation. Nehmt diese Vorschläge aber bitte als Beispiele, nicht als eine To-Do-Liste. Viel wichtiger als ein volles Rahmenprogramm ist ein tolles Hauptprogramm. Wenn dabei die eine oder andere Nebenaktivität links liegen bleibt, ist das völlig in Ordnung.

Beispiel für ein (ziemlich volles) Rahmenprogramm bei einer 3-tägigen Konferenz

Campustour, Laborbesuch und was man an Unis sonst so unternehmen kann

Wenn eure Uni einen besonders schönen Campus, coole Labore oder ungewöhnliche Sammlungen ihr Eigen nennt, lohnt sich vielleicht ein Besuch. Vergangene StuTSen hatten zum Beispiel Besuche bei einem lokalen Max-Planck-Institut, beim Deutschen Sprachatlas, oder im Botanischen Garten. Bonuspunkte für einen konkreten linguistischen Bezug.

Zeitpunkt: Tagsüber, ggf. abhängig von Verfügbarkeiten bei Laboren, Sammlungen, oder was ihr sonst so besuchen wollt

Runde Tische, Diskussionsrunden, Unconferences und andere Formate

Wenn ihr Lust habt oder die Teilnehmenden selbst daran interessiert sind, etwas außergewöhnlichere Formate anzubieten, go for it. Es ist aber sinnvoll zumindest ein Mindestmaß an Organisation zu gewährleisten. Sorgt also dafür, dass sich jemand für die Anmoderation und den Verlauf verantwortlich fühlt. Wie viel diese Person dann gestaltet, hängt einerseits vom Format und andererseits vom Engagement der Anwesenden ab. In der Vergangenheit gab es bei der StuTS zum Beispiel Diskussionsrunden zu linguistischen Fragen oder rund um die akademische Laufbahn, Workshops zu bestimmten Forschungsmethoden und Sprachen, oder Arbeitsgruppen, die zu einem bestimmten Thema gemeinsam einen Beitrag verfasst haben. Aus einer solchen Gruppe hat sich auch schon mal eine längerfristige Initiative im Junge Sprachwissenschaft e.V. gegründet.

Auch Sponsoren sind manchmal bereit, Workshops oder Demonstrationen anzubieten. Darüber gab es bei StuTSen in der Vergangenheit einige mehr oder weniger praktische Workshops zu Eye-Tracking und ähnlichen Methoden, die sonst schwer zu organisieren sind.

Zeitpunkt: Am Rande des Programms oder gut integriert

Ort: Je nach Zeitpunkt bietet es sich an, solche Formate in denselben Räumlichkeiten anzubieten wie den Rest der Veranstaltung

Stadttour

Teilnehmende freuen sich, wenn sie zwischendurch mal eine Verschnaufpause vom wissenschaftlichen Programm haben. Eine Stadttour eignet sich dafür sehr gut. Denkt für die Planung dabei ein wenig über die Distanzen zwischen den relevanten Orten nach. In manchen Städten funktioniert eine kleine Stadttour zwischendurch einfach besser als in anderen. Wenn euer Campus weit außerhalb liegt, eignet sich eventuell eine Campustour besser. Wenn euch Ideen für die Route fehlen, fragt mal bei euren Fachschaften nach. Die bieten in den Einführungswochen oft solche Formate an und haben bestimmt irgendwo noch ein Handout.

Zeitpunkt: eher tagsüber, aber kommt natürlich drauf an, wie es ins Programm passt und was ihr vorhabt

Spieleabend

Es gibt inzwischen eine ganze Reihe linguistische Spiele, die sich hier anbieten. Auch Pub-Quiz-Formate haben sich bewährt. Gegebenenfalls ist ein Spieleabend gut als ruhigeres Alternativprogramm zu einer Kneipentour geeignet.

Ort: Seminarräume, Fachschaftsräume etc. in der Uni (wenn ihr dafür abends noch ins Gebäude kommt), ein separater Raum in der Unterkunft, oder Cafés und Bars (dann hat sich das mit der ruhigen Alternative allerdings ggf. erledigt).

Kneipentour

Eine Kneipentour ist eine gute Gelegenheit, den Teilnehmenden die Stadt zu zeigen und sich besser kennenzulernen. Meist bietet es sich an, mehrere Gruppen zu bilden, die jeweils mit einem Teammitglied (oder jedenfalls einer Person, die sich vor Ort auskennt) losziehen. Macht euch eventuell einen groben Zeitplan, damit ihr nicht doch alle gleichzeitig in dieselben Lieblingskneipen wollt. Wenn ihr euch vorher ankündigt, bekommt ihr vielleicht ein paar Shots von den Bars gesponsert.

Ort: Kneipen und Bars (große Überraschung :D)

(Abschluss-)Party

Eine gemeinsame Party am Ende der Veranstaltung gibt allen die Gelegenheit, die Konferenz mit all ihrer Aufregung und Konzentration so richtig hinter sich zu lassen. Hier darf alles einmal sacken, neue Bekanntschaften werden vertieft und alte Freundschaften aufgefrischt.

Was ihr dafür braucht, wisst ihr vermutlich selbst am besten. Unserer Erfahrung nach kann eine Party mit Playlist genauso gut sein wie eine mit DJ. Auch wie organisiert oder unorganisiert die Bar ist, ist für den Erfolg der Party oft zweitrangig. Viel wichtiger ist, dass alle Lust haben zu feiern und gegenseitig Rücksicht nehmen.

Für euch als Orgateam wird es entspannter, wenn ihr ein paar Dinge abgeben oder zumindest klar delegieren könnt. Wenn ihr reichlich Budget ohne Zweckbindung und Nachweispflichten habt, könnt ihr einfach Kisten mit Getränken hinstellen und die Leute versorgen sich daraus selbst. Wenn das Geld eher knapp ist, verkauft ihr Getränke zum Selbstkostenpreis an der Bar. Viele Locations vergeben Räume nur, wenn ihr ihre Getränke abnehmt oder einen Mindestumsatz erreicht. Alles eine Frage eurer Ansprüche, eurer Connections und eures Verhandlungsgeschicks.

Auch hier kann der Kontakt zu Fachschaften hilfreich sein. Die organisieren meist Ersti-Partys und Ähnliches und kennen sich daher mit Partys und Locations gut aus. Vielleicht hat ja eure Fachschaft sogar Lust, sich dieser Aufgabe ganz anzunehmen. So könnt ihr sie aus dem zentralen Organisationsteam der Konferenz auslagern.

Partys können manchmal auch ein bisschen viel werden. Schön ist es, wenn es bei der Party einen Ort gibt, an dem man in relativer Ruhe zusammensitzen und quatschen kann. Und auch wenn alle ab und zu einen frischen Luftzug lieben, sollte dieser Raum für Gespräche im Sinne der guten Nachbarschaft ab einer gewissen Uhrzeit nicht mehr draußen vor der Tür liegen.

Trotz aller Feierlaune braucht es ein paar Menschen, die den Überblick behalten. Sorgt dafür, dass immer einige von euch nüchtern bleiben und ansprechbar sind, falls es zu Problemen kommt. Überlegt euch im Vorfeld, wie ihr mit unerfreulichen Verhaltensweisen oder Konflikten umgehen wollt. Sprecht also mit der Location ab, wer wofür zuständig ist, und klärt, wie ihr Leute notfalls vor die Tür setzen könnt. Das gibt euch Sicherheit, falls es ernst wird, und im besten Fall müsst ihr nie davon Gebrauch machen.

Zeitpunkt: Im Prinzip natürlich egal, es bietet sich aber an, die große Party am letzten Abend zu feiern, wenn am nächsten Morgen keine große Konzentration mehr gefragt ist.

Ort: Geräumig, mit Musikanlage, Bar und guter Schallisolierung

Gemeinsamer Brunch

Ein gemeinsamer Brunch bietet oft einen schönen Rahmen für den Abreisetag. So werden Abreisezeiten flexibel gestaltet und gleichzeitig gebt ihr den Teilnehmenden eine Gelegenheit, nochmal zusammenzukommen.

Tipps und Tricks: Teilnehmende sollten sich explizit für die Teilnahme anmelden und es ist üblich, dass der Brunch nicht im Ticketpreis enthalten ist. Achtet dann darauf, dass die Teilnehmenden rechtzeitig bezahlt haben. Ihr braucht meist eine genaue Zahl an Anmeldungen für die Abrechnung. Denkt auch hier daran, euch (und die Teilnehmenden) über den Umgang mit besonderen Diätwünschen etc. zu informieren.

Zeitpunkt: Morgens bis mittags, gut geeignet für den Abreisetag (das gibt den Teilnehmenden auch gleich einen netten Ort, um auf ihre Züge zu warten)

Ort: Jedes Café oder Restaurant mit ausreichend Platz, das morgens bereits Essen serviert.

Zum Abschluss

Wenn ihr es bis hierhin geschafft habt, seid ihr bestens gerüstet, um eine wunderbare Konferenz zu organisieren. Und wenn noch Fragen offen sind, meldet euch gerne jederzeit beim Vorstand des Junge Sprachwissenschaft e.V.

Konferenzen, Tagungen, Workshops… Egal wie ihr das Event nennt, Austausch ist wichtig, um in der Wissenschaft voranzukommen, und es macht doch irgendwie auch Spaß, sich mit Gleichgesinnten über die Feinheiten der eigenen Forschung auszutauschen. Auch im Studium ist die Teilnahme an solchen Veranstaltungen eine wunderbare Gelegenheit, den Horizont zu erweitern und herauszufinden, was es eigentlich so alles gibt. Irgendjemand muss diese Konferenzen aber natürlich auch organisieren und das sind keine mystischen Wesen, sondern eben auch Studierende und Forschende, die sich für das jeweilige Feld interessieren.

Für Studierende in den Sprachwissenschaften gibt es eine ganze Reihe an Konferenzen in Deutschland und im umliegenden Ausland, bei denen ihr eure Haus- und Abschlussarbeiten vorstellen, euch mit anderen Studierenden vernetzen und einen Einblick in die Forschungsthemen an anderen Unis bekommen könnt. Wir, Pauline und Annika, haben einen starken Bezug zur StuTS (Studentische Tagung Sprachwissenschaft) und zur Tacos (Tagung der Computerlinguistikstudierenden), an deren Organisation wir über die Jahre immer wieder in unterschiedlichen Funktionen beteiligt waren. Beide Konferenzen werden regelmäßig von Teams von Studierenden an ihren jeweiligen Unis organisiert, die StuTS jedes Semester, die Tacos immer im Frühjahr.

In dieser Blogreihe möchten wir also einmal die wichtigsten Themen für die Organisation einer Konferenz sammeln und ein paar Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mitgeben.

Menschen brauchen Essen

Menschen brauchen Essen. Und Kaffee. Und Tee. Und ja, vielleicht auch noch ein bisschen Wasser. Man sollte ja meinen, dass sich die Leute auf einer Konferenz auch selbst versorgen könnten, aber lasst es euch gesagt sein, die Stimmung steht und fällt mit der Kalorien- und Koffeinzufuhr. Gute Verpflegung merkt man also daran, dass sie niemand merkt – aber sie hält alle wach und zufrieden.

Kaffeepausen In den Kaffeepausen braucht ihr, wenig überraschend, vor allem ausreichend Kaffee und heißes Wasser für Tee. Wenn irgendwie möglich, solltet ihr euch eine Gastro-Kaffeemaschine leihen. Als Quelle kommen dafür zum Beispiel Vereine, freiwillige Feuerwehr, oder andere Konferenzen infrage. Es gibt simple Kaffeemaschinen mit großen Filtern und ca. 15l oder noch größerem Volumen. Wichtig ist dabei, dass der Kaffee frühzeitig aufgesetzt wird. Fragt also beim Abholen nach, wie lange die Maschine braucht (und wie viel Kaffee auf eine Maschine geht). Im Idealfall habt ihr dazu auch ausreichend große Thermoskannen, damit ihr den Kaffee warm halten könnt. Oft kommen solche Maschinen aber auch mit Thermokannen oder der Kaffee wird direkt aus der Maschine in Tassen gefüllt.

Teewasser ist meistens leichter zu organisieren, sollte aber nicht vergessen werden, wenn ihr keine traurigen Teetrinker:innen wollt. (Und das kann ja niemand wollen, findet eine völlig unvoreingenommene Autorin.) Es bietet sich an, mehrere Wasserkocher und eine ordentliche Mehrfachsteckdose zu haben. Außerdem braucht ihr dann natürlich auch Teebeutel. Am meisten geht dabei nach unserer Erfahrung schwarzer Tee weg und am besten gibt es dann noch ein paar Mischpackungen mit Kräuter- und Früchtetees.

Zu den Heißgetränken braucht ihr dann noch Zucker und/oder Süßstoff und irgendwelche Milch*, die sich die Teilnehmenden zur Abmilderung des Geschmacks in die Tassen schütten können. Dabei ist anzumerken, dass auch rein vegane StuTSen bisher von allen überlebt wurden – also wenn ihr nur Milchalternativen anbieten wollt, go for it! Um die Beschwerden zu minimieren, könnt ihr ja im Vorhinein per E-Mail Bescheid geben (s. unsere Gedanken zur Kommunikation in Teil 4). Außerdem ist eine Kaffeepause natürlich nichts ohne die zugehörigen Kekse und ggf. Süßigkeiten und Obst, je mehr desto besser. Auch hier könnt ihr Sponsoren zur Unterstützung anfragen, z.B. bei einem lokalen Bäcker oder Supermarkt.

Zusammengefasst: Für erfolgreiche Kaffeepausen habt ihr eine Mehrfachsteckdose in Reichweite, setzt frühzeitig den Kaffee auf und stellt ein paar Leckereien, Zucker und Milch* raus. Dann kann eigentlich nichts mehr schief gehen. Teilnehmende wissen es in der Regel, sehr zu schätzen, wenn die Kaffeebar einfach stehen bleibt, sodass sie sich zwischen Talks weiter versorgen können. Weist eure Teilnehmenden in den Infomails vor der Konferenz darauf hin, dass sie sich selber Becher mitbringen sollen, dann braucht ihr keine anzubieten. Die Umwelt und die umliegenden Mülleimer werden es euch danken.

Frühstück Wenn ihr eine Unterkunft anbietet, brauchen die Teilnehmenden irgendwann ein Frühstück. Das kann bei der Unterkunft stattfinden (ggf. bietet die Unterkunft ja auch selbst eins an) oder in der Uni. Oder ihr plant genug Zeit ein, damit sich die Teilnehmenden selbst versorgen können. Wenn ihr eine StuTS organisiert, solltet ihr das aber klar kommunizieren. Die StuTSis sind ein Frühstück gewohnt…

Wenn ihr das Frühstück macht, stellen sich ähnliche Fragen wie bei der Kaffeepause. Setzt den Kaffee rechtzeitig auf und schaut ggf., wie und wann ihr die Kaffeemaschinen zwischen Unterkunft und Uni bewegt. Dazu besorgt ihr noch Brötchen und ein paar Aufstriche und fertig ist das erfolgreiche Frühstück. Apropos Brötchen: Könnt ihr euch vorstellen, was beim lokalen Bäcker los ist, wenn ihr da morgens antanzt und 100 Brötchen wollt? Bestellt die also unbedingt vorher. Bei den Mengen mit Abnahmegarantie bekommt ihr vielleicht sogar einen netten Rabatt…

Und falls ihr zu viel Essen besorgt habt, spendet die Reste. Verschlossene Produkte nimmt die Tafel, Gemüse und alte Brötchen nimmt vielleicht der Zoo. Fragt einfach mal nach.

Mittagessen Plant fürs Mittagessen unbedingt genug Zeit ein. Nicht nur zum Essen, sondern auch für einen kleinen Spaziergang danach. Ihr werdet mit motivierten und gut gelaunten Teilnehmenden dafür belohnt. Und auch wenn alle stöhnen, ein kleiner Spaziergang zur Mensa ist gar nicht zu verachten. Aber auch Catering ist natürlich denkbar, besonders, wenn die Mensa weit weg oder teuer ist.

Klärt die Regeln eurer Uni hier unbedingt ausreichend vorher. In manchen Unis muss verpflichtend das Catering der Uni abgenommen werden, wenn man in Unigebäuden eine Veranstaltung organisiert, anderswo ist auch eigenes Essen erlaubt. Das ist übrigens auch fürs Frühstück relevant, falls ihr das in der Uni machen wollt. Andererseits bekommt die Mensa natürlich nicht unbedingt mit, ob ihr im Fachschaftsraum ein paar Brötchen auslegt.

Aber zurück zum Mittagessen. Bei der Mensa gibt es oft die Möglichkeit, Gutscheine für Gruppen oder Ähnliches zu organisieren. Sprecht dafür mit dem Studierendenwerk oder wer immer für eure Versorgung zuständig ist. Und auch hier gilt, wer verhandelt, gewinnt. Bei Studierendenkonferenzen könnt ihr davon ausgehen, dass eure Teilnehmenden Studierende sind. Wenn ihr die Mensa davon überzeugt, bei der Abrechnung Studierendenpreise anzusetzen, spart ihr euch jede Menge Geld.

Beim Essen gibt es wirklich große Kostenspannen. Es ist unschwer nachzuvollziehen, dass es sich schnell aufaddiert, ob ihr an drei Tagen für 100 Teilnehmende das Tagesessen der Mensa zu Studierendenpreisen von 3,10 Euro oder das professionelle Uni-Catering für 39,90 Schweizer Franken pro Portion bestellt (beides echte Zahlen von unterschiedlichen StuTSen). Es lohnt sich also, die Optionen genau zu recherchieren und ein paar Angebote einzuholen.

Hier einige Ideen, die wir schon mal gesehen haben:

• Mensa
• Die Fachschaft kocht Chili, Suppe oder Ähnliches (ausreichend große Töpfe!)
• Teammitglieder bringen große Schüsseln Salat mit
• Belegte Brote und Snacks
• Familienpizzen bestellen
• Catering durch lokale Döner/Kebap/…-Restaurants (Ihr wisst schon, die mit den besten Falafeln in town…)
• Catering von einem Partybetrieb (fragt mal beim Getränkemarkt nach, die versorgen oft dieselben Events)
• Catering durch die Uni

Ganz wichtig: Wenn ihr Essen in die Uni bestellt, sorgt dafür, dass es rechtzeitig da ist. Bestellt es lieber für ein bisschen zu früh. So vermeidet ihr die Situation, in der ihr umgeben von einer Traube hungriger Teilnehmender herumtelefoniert und verzweifelt versucht herauszufinden, wo das Essen gerade ist.

Ernährungsweisen, Allergien, und sonstiges Ein recht großer Anteil der Teilnehmenden von (studentischen) Konferenzen sind in der Regel vegetarisch oder vegan. Eine kleinere Gruppe hat noch zusätzliche Allergien oder sonstige spezifische Bedürfnisse. Wenn ihr es euch einfach machen wollt, bietet sich eine vegane Versorgung an. Die ist von ganz alleine laktosefrei und deckt die Bedürfnisse der meisten Teilnehmenden ab. Wer dringend noch Fleisch oder Milchprodukte braucht, kann sich damit völlig problemlos beim Abendessen versorgen und ihr braucht nicht doppelt zu planen. Falls ihr keine Veganer:innen oder zum Beispiel auch Muslim:innen im Team habt, lohnt es sich außerdem, Input von außen zu holen; die wissen meistens besser, ob die Brötchen beim lokalen Bäcker vegan sind und ob das Mensaessen halal ist.

Wenn ihr Verpflegung anbietet, solltet ihr bei der Anmeldung Allergien abfragen. Menschen mit Allergien wissen in der Regel gut Bescheid, was sie brauchen, aber noch netter ist es natürlich, wenn die Verpflegung so aussieht, dass man sie einfach in Anspruch nehmen kann. Besonders wichtig sind hier Nussallergien, weil Menschen, die sie haben, auch auf Spurenelemente reagieren können, die auch durch die Luft übertragen werden. Wenn ihr das bei einer Anmeldung seht, klärt also unbedingt, ob von eurer Seite Schutzmaßnahmen notwendig sind.

Zum Abschluss An gutes Essen erinnert sich kaum jemand, an fehlenden Kaffee und leere Platten dagegen alle und zwar sehr lange. Euer Ziel ist also nicht, einen kulinarischen Meilenstein zu setzen, sondern dafür zu sorgen, dass niemand wegen Hunger, Koffeinentzug oder Allergiestress schlechte Laune bekommt. Und genau das wollt ihr ja: zufriedene Teilnehmende, die genug Energie haben, um sich auf Inhalte, Austausch und neue Ideen konzentrieren zu können.

P.S.: Vergesst eure eigenen Lieblingssnacks nicht. Wann hat man sich die verdient, wenn nicht während einer selbst organisierten Konferenz?!

Die Hauptserie ist hiermit beendet. Wir haben aber noch eine Bonusfolge für euch, die am 08.02.2026 erscheint.

Konferenzen, Tagungen, Workshops… Egal, wie ihr das Event nennt, Austausch ist wichtig, um in der Wissenschaft voranzukommen, und es macht doch irgendwie auch Spaß, sich mit Gleichgesinnten über die Feinheiten der eigenen Forschung auszutauschen. Auch im Studium ist die Teilnahme an solchen Veranstaltungen eine wunderbare Gelegenheit, den Horizont zu erweitern und herauszufinden, was es eigentlich so alles gibt. Irgendjemand muss diese Konferenzen aber natürlich auch organisieren und das sind keine mystischen Wesen, sondern eben auch Studierende und Forschende, die sich für das jeweilige Feld interessieren.

Für Studierende in den Sprachwissenschaften gibt es eine ganze Reihe an Konferenzen in Deutschland und im umliegenden Ausland, bei denen ihr eure Haus- und Abschlussarbeiten vorstellen, euch mit anderen Studierenden vernetzen und einen Einblick in die Forschungsthemen an anderen Unis bekommen könnt. Wir, Pauline und Annika, haben einen starken Bezug zur StuTS (Studentische Tagung Sprachwissenschaft) und zur TaCoS (Tagung der Computerlinguistikstudierenden), an deren Organisation wir über die Jahre immer wieder in unterschiedlichen Funktionen beteiligt waren. Beide Konferenzen werden regelmäßig von Teams von Studierenden an ihren jeweiligen Unis organisiert, die StuTS jedes Semester, die TaCoS immer im Frühjahr.

In dieser Blogreihe möchten wir also einmal die wichtigsten Themen für die Organisation einer Konferenz sammeln und ein paar Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mitgeben.

Guter Schlaf in günstigen Unterkünften

Studierende sind notorisch knapp bei Kasse und freuen sich, wenn sie möglichst günstig unterkommen können. Deswegen hat es sich bei manchen studentischen Tagungen etabliert, kostengünstige Unterkünfte für die Teilnehmenden bereitzustellen. Bei professionellen Konferenzen gibt es hierfür eher eine Liste von lokalen Hotels in verschiedenen Preisklassen. Das ist für Studierende oft nicht erschwinglich, trotzdem ist die Bereitstellung von Unterkünften letztlich nicht eure Hauptaufgabe. Im Notfall geht es auch ohne eine zentral organisierte Schlafgelegenheit. Soweit wir wissen, hat es aber bisher bei StuTS und TaCoS stets geklappt. Also lasst euch von (vielen) Absagen nicht unterkriegen.

(Spezial-)Wünsche und Nice-to-haves: Wenn ihr Teilnehmenden eine Unterkunft anbietet, werden schnell verschiedenste Wünsche und Ansprüche an euch herangetragen. Im Umgang damit ist es wichtig, die Rahmenbedingungen so klar wie möglich zu kommunizieren, aber auch klar Grenzen aufzuzeigen. Meistens führt es zu viel weniger Stress, wenn ihr klar sagt, was ihr nicht gewährleisten könnt, als wenn ihr zu allem sagt, dass ihr es versuchen werdet. Das ist das perfekte Rezept für enttäuschte und übernächtigte Teilnehmende und das macht dann niemandem mehr Spaß. Typische Wünsche sind: bei einer Gruppenunterkunft einen separaten Schlafsaal für Frauen anzubieten, bzw. die Möglichkeit nur mit Frauen auf einem Zimmer untergebracht zu werden (das ist in der Regel recht leicht umzusetzen und sei es, indem ihr in der Turnhalle so einen Trennvorhang runterlasst) und Wünsche mit bestimmten Leuten auf einem Zimmer zu sein (ein entsprechendes Kommentarfeld in der Anmeldung hilft). Natürlich ist es toll, wenn ihr auch individuellere Wünsche berücksichtigen könnt, aber ihr dürft auch Wünsche ablehnen.

So ein Nice-to-have bei Gruppenunterkünften sind irgendwelche Aufenthaltsräume. Bei 100+ Teilnehmenden kommt es eigentlich immer dazu, dass manche bereits schlafen wollen, während andere sich noch angeregt unterhalten. Dafür eignet sich jeder separate Raum, den man durch eine (im Idealfall nicht lichtdurchlässige) Tür vom Schlafbereich abtrennen kann. Haltet also bei der Besichtigung die Augen offen, ob es eine Lobby, eine Gruppenumkleide mit Bänken oder sogar einen gemütlichen Aufenthaltsraum gibt. Ideal ist es, wenn hier auch gegessen werden kann, denn der Geruch von Falafel mit extra Knoblauch und scharfer Soße ist dem guten Schlaf nicht unbedingt zuträglich. Insgesamt gilt natürlich gegenseitige Rücksichtnahme als oberstes Gebot, besonders bei Unterkünften, die sowohl die besten als auch die schlimmsten Ferienlagererinnerungen wachrufen können.

Ein paar Ideen

Die Gästecouch: Die TaCoS setzt hier traditionellerweise auf Couchsurfing. Bei kleinen Konferenzen und einer großen Studierendenschaft, die vor Ort teilnimmt, kann das gut klappen. Hier werden die Teilnehmenden von außerhalb mit Studierenden vor Ort gematcht, bei denen sie auf einem Sofa, einer Isomatte oder im Gästebett unterkommen. Wenn ihr das so macht, fragt bei der Anmeldung ab, ob die Leute eine Unterkunft brauchen oder anbieten können und ob sie dabei bestimmte Präferenzen bezüglich Geschlecht etc. haben. Denkt aber auch daran, dass das ein Angebot von euch ist und ihr nicht jeden Spezialwunsch erfüllen könnt. Wenn jemand ein eigenes Zimmer mit ensuite Bad braucht, dann ist eine studentische WG eventuell nicht der richtige Ort und die Person sollte sich lieber ein Hotelzimmer buchen.

Gruppenunterkünfte: Die StuTS ist inzwischen meist zu groß, um nur mit Couchsurfing zu überleben. Hier werden deswegen oft Gruppenunterkünfte angeboten. Das reicht von Turnhallen (sehr billig, nicht besonders komfortabel) bis zu Kontingenten in lokalen Hostels oder Jugendherbergen (teurer, aber auch komfortabler). Für letzteres ist je nach finanzieller Ausstattung ggf. eine Zuzahlung derjenigen notwendig, die das Angebot annehmen. Die StuTS hat es bisher meist geschafft, die Kosten für die Unterkunft in den Ticketpreisen einzubetten, sodass sie solidarisch von allen mitgetragen wurden. Dabei kam aber der Großteil der Finanzierung aus Sponsoring und nicht aus den Beiträgen der Teilnehmenden.

Jugendherbergen und Hostels: Jugendherbergen und Hostels solltet ihr sehr frühzeitig anfragen, da sie sonst oft lange im Voraus ausgebucht sind. Das gilt besonders für lange Wochenenden mit Brückentagen, die auch für studentische Konferenzen attraktiv sein können, damit die Teilnehmenden nicht viel Uni verpassen. Fragt also parallel zur sonstigen Suche auch hier an, um zu vermeiden, dass ihr irgendwann feststellt, dass das mit den super-günstigen Unterkünften nichts wird, aber die Jugendherberge jetzt leider schon ausgebucht ist. Lasst euch ein Angebot machen und klärt die Rücktrittsbedingungen, dann seid ihr auf der sicheren Seite.

Turnhallen und besondere Absprachen: Auch die Übernachtung in Turnhallen kann schwierig sein: In Österreich ist es (unserem letzten Wissensstand nach) grundsätzlich nicht möglich, in Turnhallen zu übernachten. In Deutschland brauchen Veranstaltungen, die Turnhallen nutzen, häufig eine Versicherung, die Verletzungen der Teilnehmenden und Brandfälle absichert. Es ist auch schon vorgekommen, dass eine Nachtwache organisiert werden musste, bei der Helfende die ganze Nacht ausharren mussten, um im Notfall eine Evakuierung einleiten zu können. Wenn das der Fall ist, kann es sich lohnen, dafür Schichten einzuteilen. Bei der StuTS in Leeuwarden haben auch Teilnehmende, die ohnehin in der Turnhalle übernachtet haben, einige der Schichten zu zweit oder zu dritt übernommen. So musste nicht nur das Team auf Schlaf verzichten und die Last konnte etwas besser verteilt werden. Schulturnhallen haben außerdem den Nachteil, dass sie früh morgens geräumt werden müssen, damit normaler Schulunterricht stattfinden kann. Dafür kosten Turnhallen meistens deutlich weniger als Hostels und Jugendherbergen, ab 3-5 € pro Person und Nacht und sie sind oft näher an der Uni als andere Unterkünfte.

Wie solltet ihr aussuchen?

Eine Unterkunft zu finden, ist häufig kompliziert und wird vermutlich einen großen Teil eurer Vorbereitungsarbeit ausmachen. Meistens ergibt sich ehrlich gesagt auch keine echte Auswahlmöglichkeit. Stattdessen stoßen die meisten Teams irgendwann auf eine Lösung, die funktioniert, und die wird es dann auch. Es lohnt sich also, früh auf die Suche zu gehen und alle Kontakte spielen zu lassen.

Auch bei der Unterkunft gibt es oft kreative Möglichkeiten. Vielleicht ist jemand aus dem Orgateam im lokalen Karnevalsverein mit Vereinshaus? Oder es gibt eine Kultureinrichtung, die einen großen, leeren Saal hat, wo man ein paar Isomatten ausrollen kann? Und mit etwas Glück gibt es sogar irgendwo um die Ecke ein öffentliches Schwimmbad, wo die Teilnehmenden duschen könnten. Oder ihr zahlt dem Fitnessstudio ein paar Euro für ein Duschkontingent. Wenn eure Tagung im Sommer ist, könnt ihr auch auf einen Campingplatz ausweichen, sei es mit eigenen Zelten oder in Hütten und sonstigen Gruppenunterkünften. In Zürich haben wir schlussendlich in einem Atomschutzbunker geschlafen. Der hohe Luftdruck hat zwar ein wenig Kopfschmerzen gemacht aber eine besondere Erfahrung war es allemal.

So oder so kann die gemeinsame Unterkunft zu einem großen Gemeinschaftsgefühl unter den Teilnehmenden führen. Hier gibt es die Gelegenheit außerhalb des Konferenzprogramms mit Leuten in Kontakt zu kommen, die man noch nicht kannte und in aller Ruhe die gemeinsamen Spezialinteressen umfangreich zu erörtern. Man mag von Networking halten, was man will, aber Menschen mit denen man bis zwei Uhr morgens die Feinheiten der phonologischen Analyse von Walgesängen und die Übersetzbarkeit von Wortwitzen in einer Gruppenumkleide diskutiert hat… die vergisst man nicht so schnell und die kann man auch einfach anhauen, wenn man wissen will, wie das mit den Promotionsstipendien in Schottland ganz genau funktioniert.

Für euch als Orgateam heißt das: Wenn ihr eine Unterkunft anbieten könnt, dann ist das grandios. Unserer Erfahrung nach ist die günstige Unterkunft mit weniger Komfort mindestens so gut, wie die etwas teurere mit gemütlichen Betten. Gleichzeitig ist es völlig in Ordnung, wenn ihr diese Schlafplätze als zusätzlichen Service versteht und nicht jeden Wunsch erfüllen könnt. Also, werdet kreativ!

Weitere Teile der Reihe folgen. Teil 7 erscheint am 25.01.2026

Konferenzen, Tagungen, Workshops… Egal wie ihr das Event nennt, Austausch ist wichtig, um in der Wissenschaft voranzukommen, und es macht doch irgendwie auch Spaß, sich mit Gleichgesinnten über die Feinheiten der eigenen Forschung auszutauschen. Auch im Studium ist die Teilnahme an solchen Veranstaltungen eine wunderbare Gelegenheit, den Horizont zu erweitern und herauszufinden, was es eigentlich so alles gibt. Irgendjemand muss diese Konferenzen aber natürlich auch organisieren und das sind keine mystischen Wesen, sondern eben auch Studierende und Forschende, die sich für das jeweilige Feld interessieren.

Für Studierende in den Sprachwissenschaften gibt es eine ganze Reihe an Konferenzen in Deutschland und im umliegenden Ausland, bei denen ihr eure Haus- und Abschlussarbeiten vorstellen, euch mit anderen Studierenden vernetzen und einen Einblick in die Forschungsthemen an anderen Unis bekommen könnt. Wir, Pauline und Annika, haben einen starken Bezug zur StuTS (Studentische Tagung Sprachwissenschaft) und zur Tacos (Tagung der Computerlinguistikstudierenden), an deren Organisation wir über die Jahre immer wieder in unterschiedlichen Funktionen beteiligt waren. Beide Konferenzen werden regelmäßig von Teams von Studierenden an ihren jeweiligen Unis organisiert, die StuTS jedes Semester, die Tacos immer im Frühjahr.

In dieser Blogreihe möchten wir also einmal die wichtigsten Themen für die Organisation einer Konferenz sammeln und ein paar Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mitgeben.

Wo müssen wir jetzt hin?

Eine Konferenz braucht, wenn sie nicht online stattfindet, einen Ort, an dem sie stattfinden (schaut sonst mal in den Blogartikel zu Online-Konferenzen von Markus und Annika). Das ist jetzt nicht soo überraschend, aber manchmal gar nicht so einfach. Wichtig sind hier erst einmal Räume für die Konferenz selbst. Diese sind Pflicht. Ohne geht es nicht. Und dann müssen alle ja auch noch irgendwo schlafen… aber dazu nächstes mal mehr.

Wie kommt man an Räume?

In der Regel finden wissenschaftliche Konferenzen in den Räumen einer Universität statt und wie ihr an diese kommt, unterscheidet sich natürlich von Uni zu Uni. In der Regel sind aber die Lehrstühle an denen ihr studiert ein guter Startpunkt. Fragt mal nach, wie man Räume reserviert, und stellt euch mit den Leuten gut, die die Macht über diese Systeme haben.

Dabei ist die Versuchung groß erstmal die Fachschaft zu fragen. Wenn ihr selber in der Fachschaft aktiv seid, nutzt diese Ressource. Ansonsten lohnt es sich in der Regel direkt selbst zu den Sekretariaten eurer Lehrstühle, Departments und Fakultäten zu gehen. So könnt ihr euer Anliegen selbst verteidigen und die Menschen, die dort arbeiten, können oft Wunder bewirken, wenn sie eure Veranstaltung toll finden. Also, verlasst euch bei dieser wichtigen Aufgabe nicht auf Mittelsleute, sondern geht selbst Klinken putzen.

Trotz all eures Charmes wird vermutlich die erste Reaktion jeder Institution sein, dass sie voll ausgebucht sind und natürlich keine Räume für eine studentische Konferenz haben, schon gar nicht im laufenden Lehrbetrieb unter der Woche. Lasst euch davon nicht einschüchtern, sucht euch professorale Fürsprecher:innen, die klar machen, wie wichtig eure Veranstaltung ist, und fragt nach, wie es vielleicht gehen könnte. Meistens stellt sich dann heraus, dass es irgendwo doch ein Gebäude gibt, in dem man vielleicht ein paar Räume auftreiben könnte. Es kann sein, dass ihr eure Keynotes in weniger beliebte Zeitslots verlegen müsst, da von 10-12 Uhr bereits alle in Frage kommenden Hörsäle belegt sind.

Gebäude und wie sie sich unterscheiden

Gerade am Wochenende oder an Feiertagen – also den Tagen, die sich für eine studentische Konferenz besonders anbieten – sind Unigebäude manchmal geschlossen. Das gilt besonders für Gebäude, in denen nur Hörsäle und Seminarräume sind. Hier bietet sich eine Verhandlung zu kleineren Gebäuden (günstiger im Gebäudeschutz) oder solchen, die auch am Wochenende geöffnet sind (Seminarräume der Bibliotheken), an. Fragt an den Lehrstühlen nach, wenn ihr selbst keine Ideen habt. Bei der StuTS in Nijmegen 2017 mussten wir am Samstag zum Beispiel an die juristische Fakultät ausweichen, wo die Bibliothek auch am Wochenende geöffnet ist und die Räume auf dem Weg dahin dann eben auch zugänglich sind. Bei der StuTS in Zürich, ebenfalls 2017, hat die StuTS-Orga für die Öffnung des Hauptgebäudes an Christi Himmelfahrt extra bezahlt. Was für euch möglich ist, hängt also ebenso von der Kreativität und dem guten Willen der Raumvergabe, wie auch von eurem Budget ab.

Und ganz wichtig: Macht eurer Uni frühzeitig klar, dass ihr eine kleine studentische Konferenz ohne Gewinnabsicht organisiert, die gerade so kostendeckend arbeitet. Es ist schon vorgekommen, dass Unis, mit Blick auf die Sponsoren auf der Tagungswebseite, im Nachgang Raummiete von der Orga gefordert haben und das sind schnell mehrere Tausend Euro. Meistens hilft es, wenn die Konferenz von der Fachschaft oder von eurem Institut mitorganisiert wird. Falls ihr doch in eine solche Situation geraten solltet, geht am besten zu euren Professor:innen oder zu eurem Sekretariat, denn von denen lässt sich die Uni-Verwaltung erfahrungsgemäß noch umstimmen.

Räume und die Wege dazwischen

Für eine gelungene Konferenz sollten die Räume möglichst nah beieinander liegen und wenn das Gebäude gewechselt werden muss, dann sollte das möglichst für einen ganzen Tag oder zumindest für einen ganzen Block zwischen zwei ausreichend langen Pausen passieren. Ungünstig für eure Planung sind Situationen, in denen entweder einzelne Vorträge ganz woanders sind oder die Leute zwischen zwei Vorträgen zu einem anderen Gebäude müssen. Ihr glaubt gar nicht, wie träge große Gruppen sein können… Wenn es Veranstaltungen gibt, bei denen alle Teilnehmenden im selben Raum sein sollen, z.B. Eröffnungs- und Abschlussplenum oder Keynote-Vorträge, dann braucht ihr einen entsprechend großen Raum. Das geht oft nicht im gleichen Gebäude. Plant also unbedingt ausreichend Zeit vor oder nach diesen Veranstaltungen ein, damit die Teilnehmenden zwischen den Gebäuden wechseln können und revidiert gegebenenfalls euren Zeitplan (siehe Teil 2 dieser Reihe).

Auch sonst bietet es sich an bei der Programmplanung die Raumgrößen im Blick zu behalten. Vermutlich könnt ihr ganz gut einschätzen, welche Vorträge und Workshops eher gut besucht sein werden (große Räume) und welche eher in kleiner Runde stattfinden (kleine Räume). Interaktive Workshops sind oft besonders beliebt. Andererseits ist es praktisch, wenn Vorträge mit ähnlichen Themen, die vermutlich dasselbe Publikum anziehen, direkt hintereinander im gleichen Raum stattfinden. Dann braucht das Publikum nicht ständig zwischen den Räumen hin- und herzulaufen und ihr spart wertvolle Zeit.

Raumplanung und Zeitplanung sind also eng verwandt. Trotzdem braucht ihr nicht das gesamte Programm fertig geplant zu haben, um überhaupt mal die Möglichkeiten an eurer Uni abzuklopfen. Legt also los, sobald das grobe Datum steht. Sobald ihr die Räume habt, könnt ihr die Konferenz darin durchplanen. Und wenn es dann soweit ist, druckt genug Wegweiser und Raumnummern für die Türen aus, besorgt euch Straßenkreide, laminiert ein paar Gebäudepläne und leitet eure Teilnehmenden damit geschickt über euren Campus und von Raum zu Raum.

Weitere Teile der Reihe folgen. Teil 6 erscheint am 11.01.2026

Konferenzen, Tagungen, Workshops… Egal wie ihr das Event nennt, Austausch ist wichtig, um in der Wissenschaft voranzukommen, und es macht doch irgendwie auch Spaß, sich mit Gleichgesinnten über die Feinheiten der eigenen Forschung auszutauschen. Auch im Studium ist die Teilnahme an solchen Veranstaltungen eine wunderbare Gelegenheit, den Horizont zu erweitern und herauszufinden, was es eigentlich so alles gibt. Irgendjemand muss diese Konferenzen aber natürlich auch organisieren und das sind keine mystischen Wesen, sondern eben auch Studierende und Forschende, die sich für das jeweilige Feld interessieren.

Für Studierende in den Sprachwissenschaften gibt es eine ganze Reihe an Konferenzen in Deutschland und im umliegenden Ausland, bei denen ihr eure Haus- und Abschlussarbeiten vorstellen, euch mit anderen Studierenden vernetzen und einen Einblick in die Forschungsthemen an anderen Unis bekommen könnt. Wir, Pauline und Annika, haben einen starken Bezug zur StuTS (Studentische Tagung Sprachwissenschaft) und zur Tacos (Tagung der Computerlinguistikstudierenden), an deren Organisation wir über die Jahre immer wieder in unterschiedlichen Funktionen beteiligt waren. Beide Konferenzen werden regelmäßig von Teams von Studierenden an ihren jeweiligen Unis organisiert, die StuTS jedes Semester, die Tacos immer im Frühjahr.

In dieser Blogreihe möchten wir also einmal die wichtigsten Themen für die Organisation einer Konferenz sammeln und ein paar Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mitgeben.

Wer kommt eigentlich?

Zu einer gelungenen Konferenz gehören mindestens ein paar Vortragende und ein paar Leute, die ihnen zuhören. Um Leute dazu aufzurufen, sich mit Beiträgen an der Konferenz zu beteiligen, gibt es den “Call for Papers”, auf den sich die zukünftigen Vortragenden mit einem Titel und Abstract auf einen Vortragsslot bewerben. Sowohl Vortagende als auch sonstige Teilnehmende sollten sich außerdem für die Konferenz anmelden, damit ihr wisst, wie viele Menschen ihr zu versorgen habt.

Der Call for Papers

Im “Call for Papers”, oder “Call for Participation” (kurz CfP), wird um Einreichungen geworben, mit denen ihr das Programm füllen könnt. Der CfP ist üblicherweise auf der Webseite verfügbar und wird außerdem über Mailinglisten, Social Media und die LinguistList verbreitet. Der CfP sollte die thematische Ausrichtung der Konferenz, Zielgruppe und mögliche Vortragsformate eingrenzen. Bei einer studentischen Tagung ist es meist sinnvoll klar hervorzuheben, dass die Beiträge keine abgeschlossenen Forschungsprojekte sein müssen, sondern dass studentische Arbeiten, ggf. auch in der Entwicklungsphase, explizit erwünscht sind. Besonders Studierende in den ersten Studienjahren trauen sich sonst oft nicht, selbst etwas beizutragen.

Je nach Anzahl der Einreichungen und Struktur der Veranstaltung gibt es einen Review-Prozess, bei dem andere Forschende (oder eben Studierende, z. B. Freiwillige im Organisationsteam) die eingereichten Beiträge bewerten und eine Empfehlung abgeben, ob der Vortrag angenommen werden sollte (und ggf., ob er für einen Vortragsslot oder doch besser als Posterpräsentation geeignet ist). Bei der StuTS und Tacos soll die Hürde für die Vortragenden möglichst niedrig gehalten werden. Deswegen schaut sich das Organisationsteam die Beiträge nur kurz an, gibt ggf. Feedback, um den Beitrag noch etwas zu verbessern, und nimmt den Vortrag dann an, sofern er sich vage im Bereich der Sprachwissenschaften bzw. der Computerlinguistik verorten lässt.

Die Deadline für Einreichungen sollte für studentische Konferenzen recht kurz vor der Konferenz sein. Es ist üblich, die Deadline einmal zu verlängern. Plant das also von Anfang an ein, kommuniziert aber zunächst nur die ursprüngliche Deadline. Denkt daran, dass ihr genug Zeit benötigt, um das Programm zusammenzustellen und dass die Vortragenden ihre Teilnahme eventuell von einer Zusage abhängig machen und daher die Anreise erst planen wollen, wenn sie wissen, dass ihr Beitrag angenommen ist. Aus diesem Grund sollte sowohl die Deadline für den CfP als auch die Rückmeldung über die Annahme der Beiträge vor dem Ende der generellen Anmeldungen liegen. Außerdem solltet ihr kurz vor der Konferenz prüfen, dass sich die Vortragenden auch angemeldet haben, damit sie dann auch wirklich da sind! Außerdem müsst ihr überprüfen, ob alle Angemeldeten auch für die Konferenz bezahlt haben (s.u.).

Die Anmeldung

Zusätzlich braucht ihr Teilnehmende, die die Vorträge besuchen. Das können bei einer kleineren Veranstaltung dieselben Leute sein, die auch die Vorträge halten; meist kann man sich aber auch anmelden, wenn man selbst keinen Vortrag hält. In der Regel ist es bei wissenschaftlichen Konferenzen so, dass sich die Vortragenden ebenfalls als Teilnehmende anmelden müssen. Macht auf eurer Webseite deutlich, ob auch teilnehmen kann, wer keinen Vortrag hält und ob Vortragende sich regulär anmelden müssen. Nur eingeladene Vortragende, z.B. Keynotespeaker*innen, sind davon manchmal ausgenommen sich anzumelden. Im Abschnitt zu Anmeldesystemen erklären wir noch ein bisschen mehr dazu, wie man diese Anmeldung technisch umsetzen kann.

Außerdem braucht ihr eine E-Mail-Adresse unter der ihr die Teilnehmenden erreichen könnt und Informationen, die für die Organisation wichtig sind, wie Anmeldungen für optionale Zusatzveranstaltungen. Hilfreich ist auch, ein Kommentarfeld anzubieten – irgendwas hat man immer vergessen, abzufragen. Zuletzt solltet ihr im Anmeldeformular deutlich machen, wie die Daten verarbeitet werden und an wen sie weitergegeben werden. Holt euch dafür ruhig Unterstützung vom Junge Sprachwissenschaft e.V., falls es kompliziert erscheint.

Die Anmeldefrist sollte eine Balance zwischen dem Wunsch nach flexibler last-minute Anmeldung bei den Teilnehmenden und Planungssicherheit für euch sein. Legt sie also so, dass ihr noch gut planen könnt. Eventuell kann man auch eine Zwischendeadline einziehen, z.B. für die Unterkunft. Wer sich nach dieser Deadline anmeldet, hat dann keinen Anspruch auf eine Unterkunft.

Überlegt euch, bis wann ihr wissen müsst, wie viele Leute kommen (Anmeldung) und welche Vorträge es geben wird (Einreichungen). Setzt die Deadlines so spät, wie ihr es verkraften könnt, aber räumt euch auch genug Zeit ein, um noch ein Programm zusammenzustellen. Es bietet sich an, das Programm vor Ende der Anmeldefrist zu veröffentlichen. Vielleicht motivieren die Vorträge ja noch ein paar Unschlüssige zur Teilnahme.

Kommunikation

Werbung

Damit ihr am Ende nicht ohne Beiträge oder ohne Teilnehmende dasteht, lohnt sich Werbung über vielfältige Kanäle. Social Media, Mailinglisten (z.B. LinguistList), Poster, oder direktes Anschreiben von Fachschaften und Lehrstühlen sind alles legitime Methoden, um potenzielle Teilnehmende auf euch aufmerksam zu machen. Wenn ihr Poster habt, um die Veranstaltung zu bewerben, druckt auch diese frühzeitig und verteilt sie dort, wo sie ihre Zielgruppe gut erreichen. Teilt vor allem den CfP aber ladet auch explizit zur Teilnahme ohne eigenen Beitrag ein. Gerade bei studentischen Tagungen möchten viele erstmal schauen, bevor sie sich selbst trauen, etwas vorzutragen.

Erfahrungsgemäß hat frühzeitige und breit gestreute Werbung einen großen Einfluss auf die tatsächliche Anzahl an Teilnehmenden (nicht nur Vortragende, sondern auch diejenigen die “nur” zum Zuhören kommen) – und somit auch auf eure Finanzen und die Menge an benötigten Betten. Wenn ihr erst spät zu eurer Konferenz einladet, kommt ggf. nur der “harte Kern” – bei der StuTS sind das etwa 50-70 Menschen. Wenn ihr früh und über viele Kanäle bewerbt, können auch an die 200 Teilnehmenden kommen.

Denkt auch daran, an eurer eigenen Uni Werbung zu machen. Häufig ist es der Fall, dass Menschen an anderen Instituten nichts von der Tagung mitbekommen, wenn ihr zum Beispiel nur in eurer eigenen Fachschaft Poster aufhängt. Legt frühzeitig los und bleibt am Ball. Denkt besonders auch in den Phasen kurz vor Einreichungs- und Anmeldefristen an die entsprechende Werbung. Die meisten Teilnehmenden melden sich nach unserer Erfahrung in den Tagen und besonders Stunden vor der Frist an.

Kommunikation rund um die Konferenz

Ihr solltet es euch zur Angewohnheit machen, alle Infos möglichst zeitnah per Mail zu kommunizieren – zusätzlich zur Verbreitung über Social Media und eure Webseite. Das sorgt für weniger Stress während der Tagung und ein zufriedeneres Publikum. Egal welchen Kanal ihr benutzt, könnt ihr davon ausgehen, dass ein großer Teil der Teilnehmenden die Information übersieht. Nutzt daher immer mehrere Kanäle und verbreitet alles doppelt und dreifach. Scheut euch also nicht, ausreichend Erinnerungen zu verschicken – ein in gutes Konferenzmanagement- und Anmeldungssystem erleichtert es euch, Emails an große Gruppen zu verschicken.

Wenn Änderungen im Zeitplan gibt, könnt ihr ebenso eine Mail schreiben, wie wenn ihr erfahrt, dass die Teilnehmenden für die Unterkunft eigene Bettbezüge brauchen. Insbesondere schlechte Nachrichten sollten frühestmöglich kommuniziert werden: Genauso wie Mitfahrende bei der Deutschen Bahn weniger frustriert sind, wenn sie wissen, wieso die Bahn ausfällt, sind eure Teilnehmenden weniger frustriert, wenn sie einige Wochen vor der Tagung nachlesen können, dass es zum Frühstück leider nur Toast und Hummus gibt.

Bei der Anmeldung sollten Teilnehmende direkt eine automatisierte Eingangsbestätigung bekommen (s.u. wie ihr das praktisch umsetzen könnt). In dieser Mail könnt ihr die wichtigsten Informationen, wie Beginn und Ende der Konferenz und ob es eine Unterkunft geben wird, noch einmal zusammenfassen. Außerdem solltet ihr eine Kontoverbindung für den Konferenzbeitrag mitschicken und deutlich machen, bis wann das Geld überwiesen werden muss, damit die Anmeldung berücksichtigt werden kann, wie in diesem Beispiel von der 73. StuTS in Frankfurt:

Hallo,

wir haben deine Anmeldung für die 73. Studentische Tagung Sprachwissenschaft (StuTS) erhalten. Die Tagung findet vom 25. bis 29. Mai 2023 auf dem Campus Westend, Goethe-Universität, in Frankfurt am Main, Deutschland, statt. Bitte überweise den Tagungsbeitrag von 35€ bis zum 28. April 2023 auf das untenstehende Konto. Deine Anmeldung ist erst mit Eingang der Zahlung abgeschlossen.

Kontodaten
Name: Bestes StuTS-Team
IBAN: DE00 0000 0000 0000 0000
Betreff: Vorname Nachname StuTS

Wir bestätigen den Eingang der Zahlung so schnell wie möglich. Kannst du dir vorstellen ein eigenes Projekt zu präsentieren? Dann schau dich doch mal auf https://73.stuts.de/participation/cfp/ um. Dort findest du Informationen rund um das Abstract. Wir freuen uns darauf, dich in Frankfurt begrüßen zu dürfen!

Liebe Grüße, das Organisationsteam der 73. StuTS

Hilfreiche Tools und Systeme

Es bietet sich an die Anmeldung und den CfP über passende technische Systeme laufen zu lassen. Es funktioniert zwar beides auch per E-Mail, ist aber dann mit erheblichem Mehraufwand für euch verbunden. Es erscheint vielleicht zunächst naheliegend, dass die Anmeldung und der CfP über dasselbe System laufen sollten, das ist aber meistens nicht praktisch, weil die beiden Aufrufe doch sehr unterschiedliche Anforderungen haben. Für die Anmeldung braucht ihr ein System, über das ihr die oben genannten Informationen abfragen und im Idealfall in einer Tabellenform exportieren könnt. Für den CfP bietet sich eher ein System an, über welches ihr direkt Beiträge annehmen oder ablehnen könnt und welches daraus direkt einen Raum- und Zeitplan zusammenstellt.

Konferenzmanagement-Systeme

Ein solches System, um den CfP zu verbreiten und Einreichungen zu organisieren, bezeichnet man in der Regel als Konferenzmanagement-System. Besonders praktisch ist es, wenn in diesem System auch direkt Vortragszeiten und Räume zugewiesen werden können, sodass sich damit das Programm zusammenbauen lässt. Für eine kleinere Veranstaltung funktioniert aber auch ein Call per E-Mail.

Die StuTS und Tacos haben in den letzten Jahren meist das frab-System benutzt. Das wurde ursprünglich für die Organisation der FROSCON gebaut. Dort könnt ihr euch auch Programme von vergangenen Konferenzen anschauen und über den Junge Sprachwissenschaft e.V. eine eigene Veranstaltung anlegen lassen. Es gibt natürlich auch Systeme von anderen Anbietern. Wichtig ist, dass ihr gut versteht, wie das System funktioniert und ggf. schnell an Unterstützung kommt.

Anmeldungsmanagement

Auch für das Anmeldungsmanagement reicht in der Regel ein simples Fragebogentool. Auch hier gibt es ein Angebot vom Junge Sprachwissenschaft e.V., mit dem ihr Anmeldungen datenschutzkonform einsammeln könnt. Von den Teilnehmenden braucht ihr verschiedene Informationen. Häufig werden z.B.

• Namen
• Uni-Zugehörigkeit
• Pronomen
• Kontaktmöglichkeiten (E-Mail!)
• Präferenzen für die Unterbringung
• Besonderheiten bei der Ernährung
• und spezifische Bedarfe (Gebärdensprachdolmetschende, Gebäudezugang, Zugang zu Vortragsfolien auf bestimmten E-Readern, Ruheräume, Allergien, etc.)

abgefragt. Wir haben aber auch schon Sprachen, Lieblingswörter, Fun facts, und andere Icebreaker gesehen.

Und los geht’s!

Die Anmeldung und der CfP sind schnell eingerichtet, macht die Systeme also ruhig früh verfügbar. So können sich die besonders Motivierten bereits anmelden und ihr habt ausreichend Zeit etwaige Probleme aus dem Weg zu räumen. Lasst euch aber nicht davon verunsichern, wenn ihr lange keine Reaktionen bekommt. Die meisten Anmeldungen und Einreichungen passieren stets in den Stunden vor der Deadline. Es lohnt sich also rund um diese Zeit ordentlich Wirbel auf allen Kommunikationskanälen zu machen und an die Deadlines zu erinnern. So stellt ihr sicher, dass ihr viele motivierte Teilnehmende und spannende Beiträge zusammen bekommt.

Weitere Teile der Reihe folgen. Teil 5 erscheint am 14.12.2025

Konferenzen, Tagungen, Workshops… Egal wie ihr das Event nennt, Austausch ist wichtig, um in der Wissenschaft voranzukommen, und es macht doch irgendwie auch Spaß, sich mit Gleichgesinnten über die Feinheiten der eigenen Forschung auszutauschen. Auch im Studium ist die Teilnahme an solchen Veranstaltungen eine wunderbare Gelegenheit, den Horizont zu erweitern und herauszufinden, was es eigentlich so alles gibt. Irgendjemand muss diese Konferenzen aber natürlich auch organisieren und das sind keine mystischen Wesen, sondern eben auch Studierende und Forschende, die sich für das jeweilige Feld interessieren.

Für Studierende in den Sprachwissenschaften gibt es eine ganze Reihe an Konferenzen in Deutschland und im umliegenden Ausland, bei denen ihr eure Haus- und Abschlussarbeiten vorstellen, euch mit anderen Studierenden vernetzen und einen Einblick in die Forschungsthemen an anderen Unis bekommen könnt. Wir, Pauline und Annika, haben einen starken Bezug zur StuTS (Studentische Tagung Sprachwissenschaft) und zur Tacos (Tagung der Computerlinguistikstudierenden), an deren Organisation wir über die Jahre immer wieder in unterschiedlichen Funktionen beteiligt waren. Beide Konferenzen werden regelmäßig von Teams von Studierenden an ihren jeweiligen Unis organisiert: die StuTS jedes Semester, die Tacos immer im Frühjahr.

In dieser Blogreihe möchten wir also einmal die wichtigsten Themen für die Organisation einer Konferenz sammeln und ein paar Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mitgeben.

Das liebe Geld

Fast genau zeitgleich mit der Suche nach einer Unterkunft solltet ihr euch der Frage annehmen, mit der die gesamte Konferenz steht und fällt: Und wer bezahlt das alles?!

Es gibt im Prinzip zwei Einkommensquellen: Sponsoring und Teilnahmegebühren. Ihr kommt wahrscheinlich um beides nicht herum, aber es bietet sich bei der Zielgruppe Studierende an, die Teilnahmegebühren so niedrig wie möglich zu halten.

Sponsoring: Wie überredet ihr also externe Geldgeber:innen, dass sie euch Geld geben sollen und wer kommt hier in Frage? Das mag euch überraschen, wo doch überall stets davon geredet wird, dass wir an den Unis sparen und kürzen müssen, aber die finanzielle Unterstützung von Veranstaltungen ist tatsächlich in den meisten Lehrstuhl- oder Departmentbudgets eingeplant. Fragt also nach: Jeder Betrag hilft und die lokalen Geldtöpfe sind der Grundstein eurer Finanzierung.

Auch wissenschaftliche Verlage und wissenschaftsnahe Dienstleister sind gute Quellen für finanzielle Unterstützung. Die großen Verlage für linguistische Publikationen unterstützen regelmäßig die verschiedenen studentischen Tagungen im deutschsprachigen Raum und haben hierfür feste Budgets. Sie schicken euch auch gerne Werbematerialien und Bücher, die ihr als “Best Presentation“-Preise vergeben, verlosen oder sonst wie verteilen könnt. Auch verschiedene Firmen, die sich mit linguistischen Fragestellungen befassen, und lokal angesiedelte Firmen sind oft gute Partner. Die Webseiten anderer Konferenzen sind oft eine gute Informationsquelle, weil die Sponsoren da in der Regel aufgelistet werden.

Und wenn es Absagen hagelt, nicht verzagen und nach Sachwerten fragen. Vielleicht gibt es kein Geld, aber auch eine kostenlose Bereitstellung von Räumen hilft euch weiter. Oder vielleicht kann ein Lehrstuhl den Kaffee bereitstellen. Der lokale Supermarkt überlässt euch vielleicht die fast abgelaufene Osterschokolade und die Bäckerei am Campus würde euch eventuell Brötchen zum halben Preis verkaufen, wenn ihr versprecht, an drei Tagen in Folge jeweils 100 Stück zum Frühstück abzunehmen. Ihr seht, mit etwas Kreativität kommt ihr bestimmt auf ein paar nützliche Ideen und wer nicht fragt, der nicht gewinnt. Übrig gebliebenes Essen kann man übrigens auch spenden. Bei der StuTS in Köln hatten wir jede Menge trockene Brötchen und Äpfel übrig, die der Zoo im Anschluss an die Tiere verfüttert hat. Noch geschlossene Packungen Kaffee und Zuckerwürfel nimmt die lokale Tafel und so weiter. Lasst euch was einfallen und tragt so zu einer nachhaltigeren Konferenzwelt bei. Apropos Nachhaltigkeit: Bittet doch eure Teilnehmenden, sich ihre eigenen Kaffeebecher, Teller und Besteck mitzubringen. Schon braucht ihr keine Wegwerfartikel mehr anzubieten und kommt mit ein paar Servietten aus.

Teilnahmebeiträge: Die meisten Konferenzen kosten Geld, aber Studierende haben davon meist nicht so viel. Was tun? Die Konferenzbeiträge für studentische Tagungen sind meist sehr niedrig. Die Tacos und StuTS liegen in der Regel bei ca. 30-40 €, manchmal auch deutlich darunter. Mitunter müssen Teilnehmende, die eine Unterkunft brauchen, noch ein wenig drauf zahlen. Insgesamt ist es aber wünschenswert, wenn die finanziellen Hürden niemanden von der Teilnahme abhalten. Trotzdem bieten Teilnahmebeiträge eine recht gut kalkulierbare Grundlage für die finanzielle Planung. Da sowohl der Bedarf an Verpflegung als auch das Einnahmepotential von der Anzahl der Teilnehmenden abhängen, lassen sich die beiden Posten gut gegeneinander verrechnen.

Budgets und Finanzpläne: Für eine gelungene Veranstaltung ist eine gute Finanzplanung unerlässlich. Also, nehmt euch ein Tabellenkalkulationsprogramm und los geht’s. So schwierig ist das alles nicht. Auf der einen Seite schätzt ihr, was für Kosten auf euch zukommen. Wenn ihr keine Ahnung habt, fragt das letzte Orgateam für eine gute erste Schätzung. Auf der anderen Seite überlegt ihr, wie viel ihr aus welchen Töpfen reinbekommen könnt. Plant einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben ein und los geht’s.

Im Laufe der Organisation verfeinern sich eure anfänglichen Schätzungen zu realen Zahlen. In einer neuen Spalte oder in einer neuen Tabelle dokumentiert ihr, was tatsächlich rein- und rausgeht. So behaltet ihr den Überblick und merkt hoffentlich frühzeitig, wenn ihr mehr ausgebt, als ihr einnehmt. Behaltet diese Balance gut im Blick. Ihr wollt am Ende ja nicht persönlich drauf zahlen.

Nach Abschluss der Konferenz und Zahlung der letzten Rechnung macht ihr eine Abschlussabrechnung. Bei StuTS und Tacos gibt es einen Wanderbetrag, der an die nächste Veranstaltung als Liquiditätspuffer weitergegeben wird. So kann die Konferenz schon vor Eingang der ersten Gelder anfallende Rechnungen begleichen. Dieser Betrag sollte am Ende mindestens übrig bleiben, um ihn an die nächste Orga weiterzugeben. Ihr habt Geld über? Dann habt ihr nicht so richtig genau gerechnet oder euren Puffer nicht ausgeschöpft. Das ist nicht so schlimm. Fällt euch das schon vor der Konferenz auf, dann schaut doch, ob es nicht doch noch eine extra Packung Kekse geben kann. Wenn nicht, dann dürft ihr als Team sicherlich nochmal die erfolgreiche Konferenz mit einem gemeinsamen Kaffeetrinken feiern und was dann noch über ist, könnt ihr an die nächste Konferenz weitergeben. Die freuen sich und brauchen dann hoffentlich keine Zuzahlung für die Unterkunft.

Weitere Teile der Reihe folgen. Teil 4 erscheint am 30.11.2025

Konferenzen, Tagungen, Workshops… Egal wie ihr das Event nennt, Austausch ist wichtig, um in der Wissenschaft voranzukommen, und es macht doch irgendwie auch Spaß mit Gleichgesinnten über die Feinheiten der eigenen Forschung auszutauschen. Auch im Studium ist die Teilnahme an solchen Veranstaltungen eine wunderbare Gelegenheit, den Horizont zu erweitern und herauszufinden, was es eigentlich so alles gibt. Irgendjemand muss diese Konferenzen aber natürlich auch organisieren und das sind keine mystischen Wesen, sondern eben auch Studierende und Forschende, die sich für das jeweilige Feld interessieren.

Für Studierende in den Sprachwissenschaften gibt es eine ganze Reihe an Konferenzen in Deutschland und im umliegenden Ausland, bei denen ihr eure Haus- und Abschlussarbeiten vorstellen, euch mit anderen Studierenden vernetzen und einen Einblick in die Forschungsthemen an anderen Unis bekommen könnt. Wir, Pauline und Annika, haben einen starken Bezug zur StuTS (Studentische Tagung Sprachwissenschaft) und zur Tacos (Tagung der Computerlinguistikstudierenden), an deren Organisation wir über die Jahre immer wieder in unterschiedlichen Funktionen beteiligt waren. Beide Konferenzen werden regelmäßig von Teams von Studierenden an ihren jeweiligen Unis organisiert, die StuTS jedes Semester, die Tacos immer im Frühjahr.

In dieser Blogreihe möchten wir also einmal die wichtigsten Themen für die Organisation einer Konferenz sammeln und ein paar Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mitgeben.

Die Sache mit der Zeit

Zeit spielt eine wichtige Rolle bei der Organisation einer Konferenz, im Großen wie im Kleinen. Vermutlich wisst ihr etwa ein Jahr vor der Konferenz, dass ihr sie organisieren werdet. Der Startschuss ist gefallen. Jetzt gilt es, die nächsten 12 Monate sinnvoll zu nutzen.

Das Zieldatum: Wir empfehlen euch als Erstes das Zieldatum festzulegen. Wann soll die Konferenz stattfinden? Soll sie unter der Woche oder am Wochenende stattfinden? Die StuTS und Tacos wählen hier in der Regel einen Kompromiss, bei dem die Teilnehmenden nicht zu viel Uni verpassen, aber auch nicht nur das kurze Wochenende zur Verfügung steht (Feiertage und Brückentage sind eure Freunde…). Professionelle Konferenzen finden meist unter der Woche statt, weil sie als Arbeitszeit für die Teilnehmenden gelten. Achtet auch darauf, dass die Konferenz möglichst mit keinem wichtigen Konkurrenzevent kollidiert. Ihr wollt schließlich nicht, dass die Teilnehmenden sich entscheiden müssen, wo sie hinfahren. Und zuletzt, nehmt das Ganze nicht zu ernst. Ihr könnt es nie allen recht machen, versucht also einfach das bestmögliche Datum für eure Zwecke zu finden.

Der Konferenzverlauf: Jetzt wisst ihr also, wann die Konferenz stattfinden soll und wie viele Tage ihr für euer Programm zur Verfügung habt. Damit könnt ihr euch an die Planung im Kleinen begeben. Wann soll es morgens losgehen? Bis wann geht es abends? Gibt es ein strukturiertes Abendprogramm? Auch ganz wichtig sind Pausen. Plant genug Zeit ein, damit die Teilnehmenden sich zwischen den Themenblöcken erholen können, in Ruhe zu Mittag essen und ggf. die Räume wechseln können. Ihr solltet euch auch überlegen, wie lang einzelne Beiträge sein dürfen und ob es bestimmte Veranstaltungen gibt, die länger sind.

Während der Feinschliff für das Programm ruhig warten kann, bis es in die heiße Phase vor der Veranstaltung geht, solltet ihr recht früh entscheiden, wie die grobe Struktur funktioniert. Die Information braucht ihr nämlich für den “Call for Papers” (CfP), also die Einladung, Beiträge einzureichen, und für die Buchung der Räume.

Beispielzeitplan

Einige Tipps bei der Erstellung des Zeitplans

• Plant immer mindestens fünf Minuten Zeit zwischen Veranstaltungen, damit die Leute die Räume wechseln können - auch zwischen Kurzvorträgen.
• Plant nicht zu viele Slots gleichzeitig. 2-3 sind meist ideal, damit die Leute wählen können und nicht das Gefühl haben, zu viel zu verpassen. Der Beispielzeitplan hat z.B. Platz für 25-30 Vorträge.
• Wie oben geschrieben, geht es auch darum, sich auszutauschen. Das geht besonders gut beim Mittagessen! Macht die Mittagspause nicht zu kurz.
• Es kann sein, dass ihr in eurem Eröffnungs- oder Abschlussplenum länger braucht. Plant also extra Zeit ein und verzichtet lieber auf eine Keynote.

Vom Start zum Ziel:

Jetzt habt ihr also den Anfang (da seid ihr ja gerade) und das Ende ist in Sicht. Stellt sich also die Frage, wann was passieren sollte. Grob lässt sich das in fünf Phasen einteilen:

Die ersten Schritte – Innerhalb der ersten 3 Wochen

• Online-Infrastruktur - E-Mail und Webseite
• Kontakt zur Uni
• Aufgabenverteilung – Wer ist für was verantwortlich?

Mit ausreichend Vorlauf – In den ersten 2–3 Monaten

• Konto und Finanzierung
• Anmeldeformulare und CfP einrichten
• Unterkunftssuche
• Raumbuchung
• Verpflegungsplanung

Kurz vor der Konferenz – In den letzten 3 Wochen

• Anmeldung und CfP laufen lassen
• Endgültige Raumvergabe
• Verpflegungsvorbereitung
• Helfende Hände rekrutieren

Während der Konferenz

• Anmeldung
• Tagungsbüro
• Chairing und time keeping
• Koordination von Catering und Co.

Nach der Konferenz – In den 3 Wochen nach der Konferenz

• Finale Abrechnung
• Urkunden und Teilnahmenachweise
• Aufräumen und lost and found Organisation
• Übergabe von Social Media-Accounts, Wanderbeträgen und Tipps und Tricks

Weitere Teile der Reihe folgen. Teil 3 erscheint am 16.11.2025.

Konferenzen, Tagungen, Workshops… Egal wie ihr das Event nennt, Austausch ist wichtig, um in der Wissenschaft voranzukommen, und es macht doch irgendwie auch Spaß, sich mit Gleichgesinnten über die Feinheiten der eigenen Forschung auszutauschen. Auch im Studium ist die Teilnahme an solchen Veranstaltungen eine wunderbare Gelegenheit, den Horizont zu erweitern und herauszufinden, was es eigentlich so alles gibt. Irgendjemand muss diese Konferenzen aber natürlich auch organisieren und das sind keine mystischen Wesen, sondern eben auch Studierende und Forschende, die sich für das jeweilige Feld interessieren.

Für Studierende in den Sprachwissenschaften gibt es eine ganze Reihe an Konferenzen in Deutschland und im umliegenden Ausland, bei denen ihr eure Haus- und Abschlussarbeiten vorstellen, euch mit anderen Studierenden vernetzen und einen Einblick in die Forschungsthemen an anderen Unis bekommen könnt. Wir, Pauline und Annika, haben einen starken Bezug zur StuTS (Studentische Tagung Sprachwissenschaft) und zur Tacos (Tagung der Computerlinguistikstudierenden), an deren Organisation wir über die Jahre immer wieder in unterschiedlichen Funktionen beteiligt waren. Beide Konferenzen werden regelmäßig von Teams von Studierenden an ihren jeweiligen Unis organisiert, die StuTS jedes Semester, die Tacos immer im Frühjahr.

In dieser Blogreihe möchten wir also einmal die wichtigsten Themen für die Organisation einer Konferenz sammeln und ein paar Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mitgeben.

Am Anfang steht ihr

Wenn ihr diese Artikel lest, habt ihr wahrscheinlich schon eine konkrete Veranstaltung im Blick, die ihr gerne organisieren möchtet, oder habt euch vielleicht sogar schon für die Organisation einer Tagung gemeldet. Die erste Frage, die ihr euch jetzt stellen solltet, ist: Wer ist eigentlich ihr?

Das Orga-Team

Jedes Orga-Team besteht aus einem Kern und einer Gruppe von Helfenden. Der Kern besteht meist aus ein bis zehn Personen (je nach Größe der Tagung), die die Tagung auf ihrem ganzen Weg betreuen – von der Idee bis zur Endabrechnung. Bei einer StuTS sollte das Kernteam aus mindestens drei Personen bestehen. Wenn ihr gerade beginnt, eine Tagung zu organisieren, ist es wichtig, dass alle sich von Anfang an klar darüber sind, wer sich als Teil des Kernteams sieht.

Seid ehrlich zu den anderen und auch euch selbst gegenüber, ob ihr bereit seid, die Verantwortung auf euch zu nehmen und über ein Jahr lang Zeit zu investieren.

Die meisten Probleme entstehen dadurch, dass Team-Mitglieder nicht kommunizieren, dass sie bestimmte Aufgaben nicht schaffen. Daher gilt: lieber eine Woche vor dem Treffen Bescheid geben als zwei Wochen nach der Deadline zum Master in eine neue Stadt zu ziehen. Auch Kern-Mitglieder können das Orga-Team verlassen, sollten aber sicherstellen, dass alle darüber im Bilde sind und ihre Aufgaben jemand anderem übergeben.

Neben dem Kernteam werdet ihr, wenn die Tagung näher rückt, eine Reihe an Helfenden brauchen, die sich zum Beispiel um den Kaffeenachschub, die Vortragsräume und die Fragen der Teilnehmenden kümmern. Das kann aber zu diesem Zeitpunkt noch warten – wer nicht Kern-Orga ist, weiß jetzt wahrscheinlich noch nicht, ob er nächstes Jahr an Himmelfahrt auf einem Festival ist.

Was muss man als Orga eigentlich machen?

Nachdem diese wichtigste aller Fragen geklärt ist, könnt ihr als Nächstes die Aufgaben im Kernteam verteilen. Die Hauptaufgabengebiete bei der Organisation sind meistens:

• die Finanzen: Ihr werdet mit einer Menge Geld hantieren und braucht eine verantwortungsvolle Person, die die Geldein- und -ausgänge verwaltet.
• die Kommunikation mit der Universität: Da ihr eure Tagung vermutlich an einer Universität ausrichten werdet, solltet ihr sie möglichst früh ins Boot holen, um Räume, Essen und finanzielle Unterstützung abzuklären.
• die Kommunikation nach außen: Damit viele Leute zu eurer Tagung kommen, müsst ihr Werbung machen, E-Mails schreiben, eine Webseite designen. Später gehört dazu auch die Anmeldung zur Tagung.
• Kost und Logis: Die Teilnehmenden eurer Tagung wollen bewirtet werden und brauchen gegebenenfalls einen Schlafplatz. Beides kann kostspielig werden und braucht eine lange Vorlaufzeit.
• das Programm: Das, woran ihr bei der Organisation als Erstes gedacht habt, ist tatsächlich nur ein Teil des Ganzen. Trotzdem müsst ihr natürlich entscheiden, welche Keynotes ihr möchtet und wo die Abschlussparty stattfinden soll.

Wie genau die Aufteilung aussieht, hängt von euren spezifischen Gegebenheiten ab: Könnt ihr in der Mensa essen oder nicht, habt ihr viel Unterstützung von eurem Institut oder nicht, etc.? Wichtig ist nur, dass ihr zu Beginn für jede Aufgabe eine:n Hauptverantwortliche:n findet. Außerdem ist es hilfreich, wenn es im Kernteam mindestens eine Person gibt, die den Überblick darüber behält, wie die verschiedenen Bereiche ineinandergreifen. Das kann auch im Team passieren, aber es ist wichtig, ein Auge auf das große Ganze zu haben.

Weitere Teile der Reihe folgen. Teil 2 erscheint am 02.11.2025

During registration, every participant received their name tag on a lanyard with two clips (very useful because it prevents the name tag from flipping over and making people wonder who you are!), a tote bag with some paper and a pen, as well as an insulated water bottle with ICLaVE12 branding. Especially the water bottle turned out to be an excellent goodie as temperatures rose over 30 degrees and Vienna’s tap water is exceptionally cool as it comes directly from the mountains (at least we were told so). And while the breaks were catered outside in the courtyard, which I greatly appreciate because it minimizes the risk of Covid infection, there fortunately was air conditioning inside the buildings of the university.

On the second day, my colleague Lea Bauernfeind and I presented our talk “Intensification Over the Lifespan: A Panel Study from the North East of England“, also on behalf of our co-authors Isabelle Buchstaller, Yasmina Bouziani, and Elisavet Kyriakoudi, who unfortunately could not join us. Our study investigates intensifiers, which are modifying words like really, very or so over the lifespan of Tyneside speakers in a dynamic multi-cohort panel corpus, showing that overall, speakers decrease their use of intensification over their lifespan but also that there is an intense competition between the different variants of intensifiers that are used. We received great questions and suggestions on where we could take our study next, which is exactly what we were looking for in this relatively early stage of our research project.

I also attended many other talks that dealt with language variation and change over the lifespan and/or Tyneside English, deepening my understanding of the topic and collecting ideas for modifying future studies. Some of my other highlights included a talk on animal-directed zookepers’ talk (by Simon Oppermann and Hanna Bähr), narratives of queer Polish Catholics (by Justyna King), and reflections on the Lingscape app (by Christoph Purschke and Jacques Spedener). During all the talks, I took several pages of notes and will need to send out quite a few follow-up emails right after writing this blog post. Another personal highlight was getting bubble tea as a refreshment before one of the plenary talks, creating an interesting juxtaposition between my beverage and the festive large ballroom that the talk was happening in (see figure 1 - the talk was great as well, Martijn Wieling reported on his experiences collecting speech data at music festivals).

In the closing ceremony on the last day, the organizers announced that the next ICLaVE13 will take place in Lausanne, Switzerland. At the invitation of the mayor of Vienna, the conference dinner was then held at Fuhrgassl-Huber, a vinery with a nice ambience and therefore the perfect place to end this conference with good food and relaxed conversations. I am impressed by how smoothly the team ran such a large conference and I would like to thank the organizers as well as Junge Sprachwissenschaft e.V. for their support. I am looking forward to future conferences.

Da ich mich in meinem Linguistik-Studium besonders mit phonetischen und phonologischen Fragestellungen beschäftige, hatte ich großes Interesse an der Konferenz teilzunehmen. Über die Uni habe ich versucht eine Förderung für die Teilnahmegebühr und die Reisekosten zu erhalten. Leider hat dies nicht funktioniert. Glücklicherweise habe ich von einer Kommilitonin von dem Verein Junge Sprachwissenschaft e.V. gehört und dass sie interessierte Studierende für die Teilnahme an Summer Schools oder Konferenzen finanziell unterstützen. Ich habe mich für den sog. ‚Seed Grant‘ beworben und es hat geklappt!

Die fünf Konferenztage (07.-11.08.2023) vergingen wie im Flug. Sie waren geprägt von vielen interessanten Präsentationen und persönlichen Unterhaltungen im Rahmen der Konferenz sowie einigen kulturellen Eindrücken vom Prager Stadtleben.

Die Konferenz „International Congress of Phonetic Sciences” (ICPhS) findet alle vier Jahr statt und wird jeweils von einem anderen Organisationskomitee ausgerichtet. Thematisch sind die Präsentationen und vorgestellten Poster im Bereich der Phonetik angesiedelt. Es gibt beispielsweise Beiträge zur Sprachperzeption, zur Sprachproduktion, zur forensischen Phonetik und zur Soziophonetik. Jedes Jahr verzeichnet die Konferenz ca. 800-1000 Teilnehmende aus aller Welt; es ist also eine sehr große Konferenz mit einem kulturell sehr durchmischten Publikum. Besonders eindrucksvoll fand ich, dass für die Konferenzteilnehmenden eine spezielle App entwickelt wurde: Diese enthielt viele nützliche Informationen, beispielsweise zum zeitlichen Ablauf, zum Lageplan des Kongresszentrums, in dem die Konferenz stattfand (Abbildung 1) und zu den einzelnen Sprecher*innen. Darüber hinaus bot sie diverse hilfreiche Tipps für den Aufenthalt in Prag, wie z.B. ein kleines Lexikon für Tschechisch und Informationen zum Prager ÖPNV.

Zum Auftakt der Konferenz gab es eine informative sowie unterhaltsame Eröffnungszeremonie. Neben der offiziellen Einführung in die Konferenz beinhaltete diese auch einen kulturellen Programmpunkt, bei dem eine tschechische Künstlerin lokale Volkslieder mit einem Hackbrett und Gesang präsentierte. Im Anschluss ging es mit dem wissenschaftlichen Programm los.

Der Ablauf war an allen fünf Konferenztagen in etwa gleich: Der Tag startete jeweils um 9 Uhr. Begonnen wurde mit Präsentationen zu den unterschiedlichen Unterthemen. Zum besseren Überblick waren die Präsentationen thematisch in Blöcke unterteilt. Jeder Präsentations-Block beinhaltete vier bis fünf Präsentationen, die jeweils ca. 20 Minuten, inklusive einer anschließenden Fragerunde, umfassten. Als Teilnehmer*in hatte man die Möglichkeit, nach jedem Präsentationsblock oder auch innerhalb eines Blocks die Räumlichkeiten und somit auch den thematischen Schwerpunkt der Präsentationen zu wechseln. Am Anfang fanden meine Kommilitonin und ich dieses Hin-und Herwechseln etwas verwirrend. Aber schon am Ende des ersten Tages hatten wir Übung darin und waren begeistert, dass wir dadurch die Möglichkeit hatten, genau zu den Präsentationen zu gehen, die uns am meisten interessierten. Gegen 10:30 Uhr gab es eine kurze Kaffeepause. Danach ging es mit einem weiteren Präsentationsblock oder einem einstündigen Keynote-Vortrag weiter. Gegen 12 Uhr fand eine Mittagspause statt, in der man die Gelegenheit hatte, sich mit anderen Teilnehmenden auszutauschen. Ab 14:40 Uhr fanden Poster-Präsentationen statt. Auch diese waren so organisiert, dass mehrere Poster parallel in unterschiedlichen Räumen präsentiert wurden. Die Poster-Präsentationen fand ich insofern sehr bereichernd, dass sie mir die Möglichkeit boten, in einem lockeren Rahmen direkt mit einzelnen Wissenschaftler*innen in Kontakt zu treten und ihnen in einer etwas persönlicheren Atmosphäre Fragen zu ihrer Forschung und zu ihrem individuellen Werdegang zu stellen. Der Nachmittag wurde durch eine zweite Kaffeepause unterbrochen. Abschließend gab es einen weiteren Präsentationsblock oder eine weitere Poster-Session. Offizielle endete die Konferenz zwischen 16 und 18 Uhr.

Obwohl ich an jedem einzelnen Konferenztag viele neue Eindrücke gewinnen konnte, sind mir zwei Ereignisse besonders in Erinnerung geblieben: Kurz vor der Konferenz hatte ich eine Hausarbeit zu dem Thema „Adaption von englischbasierten Lehnwörtern im Deutschen“ geschrieben und eine der Autorinnen, die ich in dieser Arbeit zitiert hatte, stellte bei der Konferenz ein Poster vor. Ich traute mich, sie nach ihrer Poster-Präsentation anzusprechen und konnte mich mit ihr über meine Hausarbeit und über ihre Forschung austauschen. Dieses Erlebnis fand ich sehr bereichernd. Zudem fühlte es sich für mich ganz besonders an, jemanden, den ich in meiner eigenen Arbeit zitiert hatte, persönlich zu treffen. Das zweite prägende Ereignis war eine Präsentation von einem der Keynote-Vortragenden. Thematisch ging es um die Forschung an Seehundbabys und inwiefern sie Sprache und Rhythmus wahrnehmen und erlernen (Abbildung 2). Zum einen fand ich den Präsentierenden sehr inspirierend, da er einen sehr gut verständlichen Talk gab und das Publikum auf eine ansprechende Art in seinen Talk involvierte. Zum anderen fand ich es sehr interessant zu hören und zu sehen, wie vielfältig linguistische Forschung ist und dass man auch im Bereich der Tierforschung linguistische Fragestellungen anwenden kann.

An einem der Nachmittage haben meine Kommilitonin und ich uns entschlossen an einer Stadtführung teilzunehmen, um neben dem wissenschaftlichen Input auch etwas von der Stadt und der tschechischen Kultur mitnehmen zu können. Wir haben an einer sogenannten „free-walking-tour“ teilgenommen, bei der wir eine dreistündige Tour durch die Prager Innenstadt, vorbei an einigen Sehenswürdigkeiten, gemacht haben (Abbildung 4 und 5). Besonders beeindruckend fand ich die Prager Karlsbrücke und das Prager Schloss, von dessen Umgebung man einen tollen Panoramablick über die Stadt hat.

Insgesamt blicke ich auf diese Reise mit viel Freude zurück. Ich habe viele neue Eindrücke gewonnen und dadurch meinen linguistischen sowie persönlichen Horizont sehr erweitert. Hinsichtlich der Konferenz war ich überwältigt von der Fülle an Themen, die vorgestellt wurden, von der guten Organisation der Konferenz und von dem Gefühl, Teil der linguistischen Wissenschaftsgemeinde zu sein. Besonders schön fand ich es, dass sich auf der Konferenz alle auf Augenhöhe begegneten und man sich auf sehr unkomplizierte Art fachlich oder persönlich austauschen konnte, egal auf welcher Karrierestufe man sich zu dem Zeitpunkt befand. Die positiven Erlebnisse von der lockeren Atmosphäre auf der Konferenz haben mich in dem Gedanken bestärkt, in näherer Zukunft vielleicht einmal selbst auf einer derartigen Konferenz ein Poster oder einen Talk zu präsentieren. Da es meine erste Reise nach Prag bzw. Tschechien war, fand ich es darüber hinaus sehr bereichernd etwas über die Stadt Prag und die tschechische Lebensweise zu erfahren.

Abschließend möchte ich mich nochmal herzlich für die finanzielle Unterstützung durch den Seed Grant bedanken, durch dessen Zuschuss ich diese eindrucksvollen Erfahrungen sammeln konnte!