Konferenzen, Tagungen, Workshops… Egal wie ihr das Event nennt, Austausch ist wichtig, um in der Wissenschaft voranzukommen, und es macht doch irgendwie auch Spaß, sich mit Gleichgesinnten über die Feinheiten der eigenen Forschung auszutauschen. Auch im Studium ist die Teilnahme an solchen Veranstaltungen eine wunderbare Gelegenheit, den Horizont zu erweitern und herauszufinden, was es eigentlich so alles gibt. Irgendjemand muss diese Konferenzen aber natürlich auch organisieren und das sind keine mystischen Wesen, sondern eben auch Studierende und Forschende, die sich für das jeweilige Feld interessieren.
Für Studierende in den Sprachwissenschaften gibt es eine ganze Reihe an Konferenzen in Deutschland und im umliegenden Ausland, bei denen ihr eure Haus- und Abschlussarbeiten vorstellen, euch mit anderen Studierenden vernetzen und einen Einblick in die Forschungsthemen an anderen Unis bekommen könnt. Wir, Pauline und Annika, haben einen starken Bezug zur StuTS (Studentische Tagung Sprachwissenschaft) und zur Tacos (Tagung der Computerlinguistikstudierenden), an deren Organisation wir über die Jahre immer wieder in unterschiedlichen Funktionen beteiligt waren. Beide Konferenzen werden regelmäßig von Teams von Studierenden an ihren jeweiligen Unis organisiert, die StuTS jedes Semester, die Tacos immer im Frühjahr.
In dieser Blogreihe möchten wir also einmal die wichtigsten Themen für die Organisation einer Konferenz sammeln und ein paar Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mitgeben.
Time to party! Das Rahmenprogramm
Die besten Momente bei (studentischen) Tagungen passieren selten im Vortragssaal. Sie entstehen im Treppenhaus, in der Hostelküche oder um zwei Uhr morgens in der neuen Lieblingskneipe. Genau dafür ist das Rahmenprogramm da. Es schafft Gelegenheiten, neue Leute kennenzulernen, alte Gesichter wiederzusehen und sich ein Netzwerk an Gleichgesinnten aufzubauen, mit denen man sich über Fachliches und Überfachliches austauschen kann. Das geht leichter, wenn man nicht ausschließlich schweigend in Veranstaltungen sitzt und Menschen zuhört, sondern ab und zu Zeit hat, locker ins Gespräch zu kommen. Die Präferenzen für den perfekten Kontext gehen hier weit auseinander, deswegen ist es aus Sicht des Orgateams hilfreich, verschiedene Formate anzubieten. So ist, hoffentlich, für alle was dabei.
Ein paar Fixpunkte bilden den Rahmen, dazwischen seid ihr frei in eurer Planung:
Der Start: Bei einer Konferenz, bei der das Programm morgens anfängt, werden die meisten Teilnehmenden am Abend vorher anreisen. Hier lohnt es sich also, wenn ihr dafür sorgt, dass die Leute in der Unterkunft gut ankommen, sich am besten dort schon anmelden können (spart euch Stress am Morgen) und es dort vielleicht auch einen netten Gemeinschaftsraum gibt, wo man sich kennenlernen oder das Wiedersehen feiern kann. Für die ganz Motivierten könnte es auch schon eine Willkommensparty geben.
Der Abschluss: Die meisten StuTSis werden vermutlich am Morgen nach der Konferenz abreisen. Daraus ergibt sich also ein Zeitrahmen, in den ihr neben der eigentlichen Konferenz auch das Rahmenprogramm einplanen könnt.
Nachdem wir uns in den letzten sieben Blogposts um das Gelingen der eigentlichen Konferenz gekümmert haben, kommen jetzt endlich Spiel und Spaß an die Reihe. Es folgen also ein paar Ideen und Tipps rund um die Organisation. Nehmt diese Vorschläge aber bitte als Beispiele, nicht als eine To-Do-Liste. Viel wichtiger als ein volles Rahmenprogramm ist ein tolles Hauptprogramm. Wenn dabei die eine oder andere Nebenaktivität links liegen bleibt, ist das völlig in Ordnung.
Beispiel für ein (ziemlich volles) Rahmenprogramm bei einer 3-tägigen Konferenz
| Tag | Tagsüber | Abend- und Nachtprogramm |
|---|---|---|
| Mittwoch | Ankunft | |
| Donnerstag | Campustour/Labbesuche/… | Spieleabend |
| Freitag | Stadttour | Kneipentour |
| Samstag | Workshops | Abschlussparty |
| Sonntag | Brunch und Abreise |
Campustour, Laborbesuch und was man an Unis sonst so unternehmen kann
Wenn eure Uni einen besonders schönen Campus, coole Labore oder ungewöhnliche Sammlungen ihr Eigen nennt, lohnt sich vielleicht ein Besuch. Vergangene StuTSen hatten zum Beispiel Besuche bei einem lokalen Max-Planck-Institut, beim Deutschen Sprachatlas, oder im Botanischen Garten. Bonuspunkte für einen konkreten linguistischen Bezug.
Zeitpunkt: Tagsüber, ggf. abhängig von Verfügbarkeiten bei Laboren, Sammlungen, oder was ihr sonst so besuchen wollt
Runde Tische, Diskussionsrunden, Unconferences und andere Formate
Wenn ihr Lust habt oder die Teilnehmenden selbst daran interessiert sind, etwas außergewöhnlichere Formate anzubieten, go for it. Es ist aber sinnvoll zumindest ein Mindestmaß an Organisation zu gewährleisten. Sorgt also dafür, dass sich jemand für die Anmoderation und den Verlauf verantwortlich fühlt. Wie viel diese Person dann gestaltet, hängt einerseits vom Format und andererseits vom Engagement der Anwesenden ab. In der Vergangenheit gab es bei der StuTS zum Beispiel Diskussionsrunden zu linguistischen Fragen oder rund um die akademische Laufbahn, Workshops zu bestimmten Forschungsmethoden und Sprachen, oder Arbeitsgruppen, die zu einem bestimmten Thema gemeinsam einen Beitrag verfasst haben. Aus einer solchen Gruppe hat sich auch schon mal eine längerfristige Initiative im Junge Sprachwissenschaft e.V. gegründet.
Auch Sponsoren sind manchmal bereit, Workshops oder Demonstrationen anzubieten. Darüber gab es bei StuTSen in der Vergangenheit einige mehr oder weniger praktische Workshops zu Eye-Tracking und ähnlichen Methoden, die sonst schwer zu organisieren sind.
Zeitpunkt: Am Rande des Programms oder gut integriert
Ort: Je nach Zeitpunkt bietet es sich an, solche Formate in denselben Räumlichkeiten anzubieten wie den Rest der Veranstaltung
Stadttour
Teilnehmende freuen sich, wenn sie zwischendurch mal eine Verschnaufpause vom wissenschaftlichen Programm haben. Eine Stadttour eignet sich dafür sehr gut. Denkt für die Planung dabei ein wenig über die Distanzen zwischen den relevanten Orten nach. In manchen Städten funktioniert eine kleine Stadttour zwischendurch einfach besser als in anderen. Wenn euer Campus weit außerhalb liegt, eignet sich eventuell eine Campustour besser. Wenn euch Ideen für die Route fehlen, fragt mal bei euren Fachschaften nach. Die bieten in den Einführungswochen oft solche Formate an und haben bestimmt irgendwo noch ein Handout.
Zeitpunkt: eher tagsüber, aber kommt natürlich drauf an, wie es ins Programm passt und was ihr vorhabt
Spieleabend
Es gibt inzwischen eine ganze Reihe linguistische Spiele, die sich hier anbieten. Auch Pub-Quiz-Formate haben sich bewährt. Gegebenenfalls ist ein Spieleabend gut als ruhigeres Alternativprogramm zu einer Kneipentour geeignet.
Ort: Seminarräume, Fachschaftsräume etc. in der Uni (wenn ihr dafür abends noch ins Gebäude kommt), ein separater Raum in der Unterkunft, oder Cafés und Bars (dann hat sich das mit der ruhigen Alternative allerdings ggf. erledigt).
Kneipentour
Eine Kneipentour ist eine gute Gelegenheit, den Teilnehmenden die Stadt zu zeigen und sich besser kennenzulernen. Meist bietet es sich an, mehrere Gruppen zu bilden, die jeweils mit einem Teammitglied (oder jedenfalls einer Person, die sich vor Ort auskennt) losziehen. Macht euch eventuell einen groben Zeitplan, damit ihr nicht doch alle gleichzeitig in dieselben Lieblingskneipen wollt. Wenn ihr euch vorher ankündigt, bekommt ihr vielleicht ein paar Shots von den Bars gesponsert.
Ort: Kneipen und Bars (große Überraschung :D)
(Abschluss-)Party
Eine gemeinsame Party am Ende der Veranstaltung gibt allen die Gelegenheit, die Konferenz mit all ihrer Aufregung und Konzentration so richtig hinter sich zu lassen. Hier darf alles einmal sacken, neue Bekanntschaften werden vertieft und alte Freundschaften aufgefrischt.
Was ihr dafür braucht, wisst ihr vermutlich selbst am besten. Unserer Erfahrung nach kann eine Party mit Playlist genauso gut sein wie eine mit DJ. Auch wie organisiert oder unorganisiert die Bar ist, ist für den Erfolg der Party oft zweitrangig. Viel wichtiger ist, dass alle Lust haben zu feiern und gegenseitig Rücksicht nehmen.
Für euch als Orgateam wird es entspannter, wenn ihr ein paar Dinge abgeben oder zumindest klar delegieren könnt. Wenn ihr reichlich Budget ohne Zweckbindung und Nachweispflichten habt, könnt ihr einfach Kisten mit Getränken hinstellen und die Leute versorgen sich daraus selbst. Wenn das Geld eher knapp ist, verkauft ihr Getränke zum Selbstkostenpreis an der Bar. Viele Locations vergeben Räume nur, wenn ihr ihre Getränke abnehmt oder einen Mindestumsatz erreicht. Alles eine Frage eurer Ansprüche, eurer Connections und eures Verhandlungsgeschicks.
Auch hier kann der Kontakt zu Fachschaften hilfreich sein. Die organisieren meist Ersti-Partys und Ähnliches und kennen sich daher mit Partys und Locations gut aus. Vielleicht hat ja eure Fachschaft sogar Lust, sich dieser Aufgabe ganz anzunehmen. So könnt ihr sie aus dem zentralen Organisationsteam der Konferenz auslagern.
Partys können manchmal auch ein bisschen viel werden. Schön ist es, wenn es bei der Party einen Ort gibt, an dem man in relativer Ruhe zusammensitzen und quatschen kann. Und auch wenn alle ab und zu einen frischen Luftzug lieben, sollte dieser Raum für Gespräche im Sinne der guten Nachbarschaft ab einer gewissen Uhrzeit nicht mehr draußen vor der Tür liegen.
Trotz aller Feierlaune braucht es ein paar Menschen, die den Überblick behalten. Sorgt dafür, dass immer einige von euch nüchtern bleiben und ansprechbar sind, falls es zu Problemen kommt. Überlegt euch im Vorfeld, wie ihr mit unerfreulichen Verhaltensweisen oder Konflikten umgehen wollt. Sprecht also mit der Location ab, wer wofür zuständig ist, und klärt, wie ihr Leute notfalls vor die Tür setzen könnt. Das gibt euch Sicherheit, falls es ernst wird, und im besten Fall müsst ihr nie davon Gebrauch machen.
Zeitpunkt: Im Prinzip natürlich egal, es bietet sich aber an, die große Party am letzten Abend zu feiern, wenn am nächsten Morgen keine große Konzentration mehr gefragt ist.
Ort: Geräumig, mit Musikanlage, Bar und guter Schallisolierung
Gemeinsamer Brunch
Ein gemeinsamer Brunch bietet oft einen schönen Rahmen für den Abreisetag. So werden Abreisezeiten flexibel gestaltet und gleichzeitig gebt ihr den Teilnehmenden eine Gelegenheit, nochmal zusammenzukommen.
Tipps und Tricks: Teilnehmende sollten sich explizit für die Teilnahme anmelden und es ist üblich, dass der Brunch nicht im Ticketpreis enthalten ist. Achtet dann darauf, dass die Teilnehmenden rechtzeitig bezahlt haben. Ihr braucht meist eine genaue Zahl an Anmeldungen für die Abrechnung. Denkt auch hier daran, euch (und die Teilnehmenden) über den Umgang mit besonderen Diätwünschen etc. zu informieren.
Zeitpunkt: Morgens bis mittags, gut geeignet für den Abreisetag (das gibt den Teilnehmenden auch gleich einen netten Ort, um auf ihre Züge zu warten)
Ort: Jedes Café oder Restaurant mit ausreichend Platz, das morgens bereits Essen serviert.
Zum Abschluss
Wenn ihr es bis hierhin geschafft habt, seid ihr bestens gerüstet, um eine wunderbare Konferenz zu organisieren. Und wenn noch Fragen offen sind, meldet euch gerne jederzeit beim Vorstand des Junge Sprachwissenschaft e.V.