Konferenzen, Tagungen, Workshops… Egal wie ihr das Event nennt, Austausch ist wichtig, um in der Wissenschaft voranzukommen, und es macht doch irgendwie auch Spaß, sich mit Gleichgesinnten über die Feinheiten der eigenen Forschung auszutauschen. Auch im Studium ist die Teilnahme an solchen Veranstaltungen eine wunderbare Gelegenheit, den Horizont zu erweitern und herauszufinden, was es eigentlich so alles gibt. Irgendjemand muss diese Konferenzen aber natürlich auch organisieren und das sind keine mystischen Wesen, sondern eben auch Studierende und Forschende, die sich für das jeweilige Feld interessieren.

Für Studierende in den Sprachwissenschaften gibt es eine ganze Reihe an Konferenzen in Deutschland und im umliegenden Ausland, bei denen ihr eure Haus- und Abschlussarbeiten vorstellen, euch mit anderen Studierenden vernetzen und einen Einblick in die Forschungsthemen an anderen Unis bekommen könnt. Wir, Pauline und Annika, haben einen starken Bezug zur StuTS (Studentische Tagung Sprachwissenschaft) und zur Tacos (Tagung der Computerlinguistikstudierenden), an deren Organisation wir über die Jahre immer wieder in unterschiedlichen Funktionen beteiligt waren. Beide Konferenzen werden regelmäßig von Teams von Studierenden an ihren jeweiligen Unis organisiert, die StuTS jedes Semester, die Tacos immer im Frühjahr.

In dieser Blogreihe möchten wir also einmal die wichtigsten Themen für die Organisation einer Konferenz sammeln und ein paar Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mitgeben.

Menschen brauchen Essen

Menschen brauchen Essen. Und Kaffee. Und Tee. Und ja, vielleicht auch noch ein bisschen Wasser. Man sollte ja meinen, dass sich die Leute auf einer Konferenz auch selbst versorgen könnten, aber lasst es euch gesagt sein, die Stimmung steht und fällt mit der Kalorien- und Koffeinzufuhr. Gute Verpflegung merkt man also daran, dass sie niemand merkt – aber sie hält alle wach und zufrieden.

Kaffeepausen In den Kaffeepausen braucht ihr, wenig überraschend, vor allem ausreichend Kaffee und heißes Wasser für Tee. Wenn irgendwie möglich, solltet ihr euch eine Gastro-Kaffeemaschine leihen. Als Quelle kommen dafür zum Beispiel Vereine, freiwillige Feuerwehr, oder andere Konferenzen infrage. Es gibt simple Kaffeemaschinen mit großen Filtern und ca. 15l oder noch größerem Volumen. Wichtig ist dabei, dass der Kaffee frühzeitig aufgesetzt wird. Fragt also beim Abholen nach, wie lange die Maschine braucht (und wie viel Kaffee auf eine Maschine geht). Im Idealfall habt ihr dazu auch ausreichend große Thermoskannen, damit ihr den Kaffee warm halten könnt. Oft kommen solche Maschinen aber auch mit Thermokannen oder der Kaffee wird direkt aus der Maschine in Tassen gefüllt.

Teewasser ist meistens leichter zu organisieren, sollte aber nicht vergessen werden, wenn ihr keine traurigen Teetrinker:innen wollt. (Und das kann ja niemand wollen, findet eine völlig unvoreingenommene Autorin.) Es bietet sich an, mehrere Wasserkocher und eine ordentliche Mehrfachsteckdose zu haben. Außerdem braucht ihr dann natürlich auch Teebeutel. Am meisten geht dabei nach unserer Erfahrung schwarzer Tee weg und am besten gibt es dann noch ein paar Mischpackungen mit Kräuter- und Früchtetees.

Zu den Heißgetränken braucht ihr dann noch Zucker und/oder Süßstoff und irgendwelche Milch*, die sich die Teilnehmenden zur Abmilderung des Geschmacks in die Tassen schütten können. Dabei ist anzumerken, dass auch rein vegane StuTSen bisher von allen überlebt wurden – also wenn ihr nur Milchalternativen anbieten wollt, go for it! Um die Beschwerden zu minimieren, könnt ihr ja im Vorhinein per E-Mail Bescheid geben (s. unsere Gedanken zur Kommunikation in Teil 4). Außerdem ist eine Kaffeepause natürlich nichts ohne die zugehörigen Kekse und ggf. Süßigkeiten und Obst, je mehr desto besser. Auch hier könnt ihr Sponsoren zur Unterstützung anfragen, z.B. bei einem lokalen Bäcker oder Supermarkt.

Zusammengefasst: Für erfolgreiche Kaffeepausen habt ihr eine Mehrfachsteckdose in Reichweite, setzt frühzeitig den Kaffee auf und stellt ein paar Leckereien, Zucker und Milch* raus. Dann kann eigentlich nichts mehr schief gehen. Teilnehmende wissen es in der Regel, sehr zu schätzen, wenn die Kaffeebar einfach stehen bleibt, sodass sie sich zwischen Talks weiter versorgen können. Weist eure Teilnehmenden in den Infomails vor der Konferenz darauf hin, dass sie sich selber Becher mitbringen sollen, dann braucht ihr keine anzubieten. Die Umwelt und die umliegenden Mülleimer werden es euch danken.

Frühstück Wenn ihr eine Unterkunft anbietet, brauchen die Teilnehmenden irgendwann ein Frühstück. Das kann bei der Unterkunft stattfinden (ggf. bietet die Unterkunft ja auch selbst eins an) oder in der Uni. Oder ihr plant genug Zeit ein, damit sich die Teilnehmenden selbst versorgen können. Wenn ihr eine StuTS organisiert, solltet ihr das aber klar kommunizieren. Die StuTSis sind ein Frühstück gewohnt…

Wenn ihr das Frühstück macht, stellen sich ähnliche Fragen wie bei der Kaffeepause. Setzt den Kaffee rechtzeitig auf und schaut ggf., wie und wann ihr die Kaffeemaschinen zwischen Unterkunft und Uni bewegt. Dazu besorgt ihr noch Brötchen und ein paar Aufstriche und fertig ist das erfolgreiche Frühstück. Apropos Brötchen: Könnt ihr euch vorstellen, was beim lokalen Bäcker los ist, wenn ihr da morgens antanzt und 100 Brötchen wollt? Bestellt die also unbedingt vorher. Bei den Mengen mit Abnahmegarantie bekommt ihr vielleicht sogar einen netten Rabatt…

Und falls ihr zu viel Essen besorgt habt, spendet die Reste. Verschlossene Produkte nimmt die Tafel, Gemüse und alte Brötchen nimmt vielleicht der Zoo. Fragt einfach mal nach.

Mittagessen Plant fürs Mittagessen unbedingt genug Zeit ein. Nicht nur zum Essen, sondern auch für einen kleinen Spaziergang danach. Ihr werdet mit motivierten und gut gelaunten Teilnehmenden dafür belohnt. Und auch wenn alle stöhnen, ein kleiner Spaziergang zur Mensa ist gar nicht zu verachten. Aber auch Catering ist natürlich denkbar, besonders, wenn die Mensa weit weg oder teuer ist.

Klärt die Regeln eurer Uni hier unbedingt ausreichend vorher. In manchen Unis muss verpflichtend das Catering der Uni abgenommen werden, wenn man in Unigebäuden eine Veranstaltung organisiert, anderswo ist auch eigenes Essen erlaubt. Das ist übrigens auch fürs Frühstück relevant, falls ihr das in der Uni machen wollt. Andererseits bekommt die Mensa natürlich nicht unbedingt mit, ob ihr im Fachschaftsraum ein paar Brötchen auslegt.

Aber zurück zum Mittagessen. Bei der Mensa gibt es oft die Möglichkeit, Gutscheine für Gruppen oder Ähnliches zu organisieren. Sprecht dafür mit dem Studierendenwerk oder wer immer für eure Versorgung zuständig ist. Und auch hier gilt, wer verhandelt, gewinnt. Bei Studierendenkonferenzen könnt ihr davon ausgehen, dass eure Teilnehmenden Studierende sind. Wenn ihr die Mensa davon überzeugt, bei der Abrechnung Studierendenpreise anzusetzen, spart ihr euch jede Menge Geld.

Beim Essen gibt es wirklich große Kostenspannen. Es ist unschwer nachzuvollziehen, dass es sich schnell aufaddiert, ob ihr an drei Tagen für 100 Teilnehmende das Tagesessen der Mensa zu Studierendenpreisen von 3,10 Euro oder das professionelle Uni-Catering für 39,90 Schweizer Franken pro Portion bestellt (beides echte Zahlen von unterschiedlichen StuTSen). Es lohnt sich also, die Optionen genau zu recherchieren und ein paar Angebote einzuholen.

Hier einige Ideen, die wir schon mal gesehen haben:

Mensa
Die Fachschaft kocht Chili, Suppe oder Ähnliches (ausreichend große Töpfe!)
Teammitglieder bringen große Schüsseln Salat mit
Belegte Brote und Snacks
Familienpizzen bestellen
Catering durch lokale Döner/Kebap/…-Restaurants (Ihr wisst schon, die mit den besten Falafeln in town…)
Catering von einem Partybetrieb (fragt mal beim Getränkemarkt nach, die versorgen oft dieselben Events)
Catering durch die Uni

Ganz wichtig: Wenn ihr Essen in die Uni bestellt, sorgt dafür, dass es rechtzeitig da ist. Bestellt es lieber für ein bisschen zu früh. So vermeidet ihr die Situation, in der ihr umgeben von einer Traube hungriger Teilnehmender herumtelefoniert und verzweifelt versucht herauszufinden, wo das Essen gerade ist.

Ernährungsweisen, Allergien, und sonstiges Ein recht großer Anteil der Teilnehmenden von (studentischen) Konferenzen sind in der Regel vegetarisch oder vegan. Eine kleinere Gruppe hat noch zusätzliche Allergien oder sonstige spezifische Bedürfnisse. Wenn ihr es euch einfach machen wollt, bietet sich eine vegane Versorgung an. Die ist von ganz alleine laktosefrei und deckt die Bedürfnisse der meisten Teilnehmenden ab. Wer dringend noch Fleisch oder Milchprodukte braucht, kann sich damit völlig problemlos beim Abendessen versorgen und ihr braucht nicht doppelt zu planen. Falls ihr keine Veganer:innen oder zum Beispiel auch Muslim:innen im Team habt, lohnt es sich außerdem, Input von außen zu holen; die wissen meistens besser, ob die Brötchen beim lokalen Bäcker vegan sind und ob das Mensaessen halal ist.

Wenn ihr Verpflegung anbietet, solltet ihr bei der Anmeldung Allergien abfragen. Menschen mit Allergien wissen in der Regel gut Bescheid, was sie brauchen, aber noch netter ist es natürlich, wenn die Verpflegung so aussieht, dass man sie einfach in Anspruch nehmen kann. Besonders wichtig sind hier Nussallergien, weil Menschen, die sie haben, auch auf Spurenelemente reagieren können, die auch durch die Luft übertragen werden. Wenn ihr das bei einer Anmeldung seht, klärt also unbedingt, ob von eurer Seite Schutzmaßnahmen notwendig sind.

Zum Abschluss An gutes Essen erinnert sich kaum jemand, an fehlenden Kaffee und leere Platten dagegen alle und zwar sehr lange. Euer Ziel ist also nicht, einen kulinarischen Meilenstein zu setzen, sondern dafür zu sorgen, dass niemand wegen Hunger, Koffeinentzug oder Allergiestress schlechte Laune bekommt. Und genau das wollt ihr ja: zufriedene Teilnehmende, die genug Energie haben, um sich auf Inhalte, Austausch und neue Ideen konzentrieren zu können.

P.S.: Vergesst eure eigenen Lieblingssnacks nicht. Wann hat man sich die verdient, wenn nicht während einer selbst organisierten Konferenz?!

Die Hauptserie ist hiermit beendet. Wir haben aber noch eine Bonusfolge für euch, die am 08.02.2026 erscheint.