Konferenzen, Tagungen, Workshops… Egal, wie ihr das Event nennt, Austausch ist wichtig, um in der Wissenschaft voranzukommen, und es macht doch irgendwie auch Spaß, sich mit Gleichgesinnten über die Feinheiten der eigenen Forschung auszutauschen. Auch im Studium ist die Teilnahme an solchen Veranstaltungen eine wunderbare Gelegenheit, den Horizont zu erweitern und herauszufinden, was es eigentlich so alles gibt. Irgendjemand muss diese Konferenzen aber natürlich auch organisieren und das sind keine mystischen Wesen, sondern eben auch Studierende und Forschende, die sich für das jeweilige Feld interessieren.
Für Studierende in den Sprachwissenschaften gibt es eine ganze Reihe an Konferenzen in Deutschland und im umliegenden Ausland, bei denen ihr eure Haus- und Abschlussarbeiten vorstellen, euch mit anderen Studierenden vernetzen und einen Einblick in die Forschungsthemen an anderen Unis bekommen könnt. Wir, Pauline und Annika, haben einen starken Bezug zur StuTS (Studentische Tagung Sprachwissenschaft) und zur TaCoS (Tagung der Computerlinguistikstudierenden), an deren Organisation wir über die Jahre immer wieder in unterschiedlichen Funktionen beteiligt waren. Beide Konferenzen werden regelmäßig von Teams von Studierenden an ihren jeweiligen Unis organisiert, die StuTS jedes Semester, die TaCoS immer im Frühjahr.
In dieser Blogreihe möchten wir also einmal die wichtigsten Themen für die Organisation einer Konferenz sammeln und ein paar Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mitgeben.
Guter Schlaf in günstigen Unterkünften
Studierende sind notorisch knapp bei Kasse und freuen sich, wenn sie möglichst günstig unterkommen können. Deswegen hat es sich bei manchen studentischen Tagungen etabliert, kostengünstige Unterkünfte für die Teilnehmenden bereitzustellen. Bei professionellen Konferenzen gibt es hierfür eher eine Liste von lokalen Hotels in verschiedenen Preisklassen. Das ist für Studierende oft nicht erschwinglich, trotzdem ist die Bereitstellung von Unterkünften letztlich nicht eure Hauptaufgabe. Im Notfall geht es auch ohne eine zentral organisierte Schlafgelegenheit. Soweit wir wissen, hat es aber bisher bei StuTS und TaCoS stets geklappt. Also lasst euch von (vielen) Absagen nicht unterkriegen.
(Spezial-)Wünsche und Nice-to-haves: Wenn ihr Teilnehmenden eine Unterkunft anbietet, werden schnell verschiedenste Wünsche und Ansprüche an euch herangetragen. Im Umgang damit ist es wichtig, die Rahmenbedingungen so klar wie möglich zu kommunizieren, aber auch klar Grenzen aufzuzeigen. Meistens führt es zu viel weniger Stress, wenn ihr klar sagt, was ihr nicht gewährleisten könnt, als wenn ihr zu allem sagt, dass ihr es versuchen werdet. Das ist das perfekte Rezept für enttäuschte und übernächtigte Teilnehmende und das macht dann niemandem mehr Spaß. Typische Wünsche sind: bei einer Gruppenunterkunft einen separaten Schlafsaal für Frauen anzubieten, bzw. die Möglichkeit nur mit Frauen auf einem Zimmer untergebracht zu werden (das ist in der Regel recht leicht umzusetzen und sei es, indem ihr in der Turnhalle so einen Trennvorhang runterlasst) und Wünsche mit bestimmten Leuten auf einem Zimmer zu sein (ein entsprechendes Kommentarfeld in der Anmeldung hilft). Natürlich ist es toll, wenn ihr auch individuellere Wünsche berücksichtigen könnt, aber ihr dürft auch Wünsche ablehnen.
So ein Nice-to-have bei Gruppenunterkünften sind irgendwelche Aufenthaltsräume. Bei 100+ Teilnehmenden kommt es eigentlich immer dazu, dass manche bereits schlafen wollen, während andere sich noch angeregt unterhalten. Dafür eignet sich jeder separate Raum, den man durch eine (im Idealfall nicht lichtdurchlässige) Tür vom Schlafbereich abtrennen kann. Haltet also bei der Besichtigung die Augen offen, ob es eine Lobby, eine Gruppenumkleide mit Bänken oder sogar einen gemütlichen Aufenthaltsraum gibt. Ideal ist es, wenn hier auch gegessen werden kann, denn der Geruch von Falafel mit extra Knoblauch und scharfer Soße ist dem guten Schlaf nicht unbedingt zuträglich. Insgesamt gilt natürlich gegenseitige Rücksichtnahme als oberstes Gebot, besonders bei Unterkünften, die sowohl die besten als auch die schlimmsten Ferienlagererinnerungen wachrufen können.
Ein paar Ideen
Die Gästecouch: Die TaCoS setzt hier traditionellerweise auf Couchsurfing. Bei kleinen Konferenzen und einer großen Studierendenschaft, die vor Ort teilnimmt, kann das gut klappen. Hier werden die Teilnehmenden von außerhalb mit Studierenden vor Ort gematcht, bei denen sie auf einem Sofa, einer Isomatte oder im Gästebett unterkommen. Wenn ihr das so macht, fragt bei der Anmeldung ab, ob die Leute eine Unterkunft brauchen oder anbieten können und ob sie dabei bestimmte Präferenzen bezüglich Geschlecht etc. haben. Denkt aber auch daran, dass das ein Angebot von euch ist und ihr nicht jeden Spezialwunsch erfüllen könnt. Wenn jemand ein eigenes Zimmer mit ensuite Bad braucht, dann ist eine studentische WG eventuell nicht der richtige Ort und die Person sollte sich lieber ein Hotelzimmer buchen.
Gruppenunterkünfte: Die StuTS ist inzwischen meist zu groß, um nur mit Couchsurfing zu überleben. Hier werden deswegen oft Gruppenunterkünfte angeboten. Das reicht von Turnhallen (sehr billig, nicht besonders komfortabel) bis zu Kontingenten in lokalen Hostels oder Jugendherbergen (teurer, aber auch komfortabler). Für letzteres ist je nach finanzieller Ausstattung ggf. eine Zuzahlung derjenigen notwendig, die das Angebot annehmen. Die StuTS hat es bisher meist geschafft, die Kosten für die Unterkunft in den Ticketpreisen einzubetten, sodass sie solidarisch von allen mitgetragen wurden. Dabei kam aber der Großteil der Finanzierung aus Sponsoring und nicht aus den Beiträgen der Teilnehmenden.
Jugendherbergen und Hostels: Jugendherbergen und Hostels solltet ihr sehr frühzeitig anfragen, da sie sonst oft lange im Voraus ausgebucht sind. Das gilt besonders für lange Wochenenden mit Brückentagen, die auch für studentische Konferenzen attraktiv sein können, damit die Teilnehmenden nicht viel Uni verpassen. Fragt also parallel zur sonstigen Suche auch hier an, um zu vermeiden, dass ihr irgendwann feststellt, dass das mit den super-günstigen Unterkünften nichts wird, aber die Jugendherberge jetzt leider schon ausgebucht ist. Lasst euch ein Angebot machen und klärt die Rücktrittsbedingungen, dann seid ihr auf der sicheren Seite.
Turnhallen und besondere Absprachen: Auch die Übernachtung in Turnhallen kann schwierig sein: In Österreich ist es (unserem letzten Wissensstand nach) grundsätzlich nicht möglich, in Turnhallen zu übernachten. In Deutschland brauchen Veranstaltungen, die Turnhallen nutzen, häufig eine Versicherung, die Verletzungen der Teilnehmenden und Brandfälle absichert. Es ist auch schon vorgekommen, dass eine Nachtwache organisiert werden musste, bei der Helfende die ganze Nacht ausharren mussten, um im Notfall eine Evakuierung einleiten zu können. Wenn das der Fall ist, kann es sich lohnen, dafür Schichten einzuteilen. Bei der StuTS in Leeuwarden haben auch Teilnehmende, die ohnehin in der Turnhalle übernachtet haben, einige der Schichten zu zweit oder zu dritt übernommen. So musste nicht nur das Team auf Schlaf verzichten und die Last konnte etwas besser verteilt werden. Schulturnhallen haben außerdem den Nachteil, dass sie früh morgens geräumt werden müssen, damit normaler Schulunterricht stattfinden kann. Dafür kosten Turnhallen meistens deutlich weniger als Hostels und Jugendherbergen, ab 3-5 € pro Person und Nacht und sie sind oft näher an der Uni als andere Unterkünfte.
Wie solltet ihr aussuchen?
Eine Unterkunft zu finden, ist häufig kompliziert und wird vermutlich einen großen Teil eurer Vorbereitungsarbeit ausmachen. Meistens ergibt sich ehrlich gesagt auch keine echte Auswahlmöglichkeit. Stattdessen stoßen die meisten Teams irgendwann auf eine Lösung, die funktioniert, und die wird es dann auch. Es lohnt sich also, früh auf die Suche zu gehen und alle Kontakte spielen zu lassen.
Auch bei der Unterkunft gibt es oft kreative Möglichkeiten. Vielleicht ist jemand aus dem Orgateam im lokalen Karnevalsverein mit Vereinshaus? Oder es gibt eine Kultureinrichtung, die einen großen, leeren Saal hat, wo man ein paar Isomatten ausrollen kann? Und mit etwas Glück gibt es sogar irgendwo um die Ecke ein öffentliches Schwimmbad, wo die Teilnehmenden duschen könnten. Oder ihr zahlt dem Fitnessstudio ein paar Euro für ein Duschkontingent. Wenn eure Tagung im Sommer ist, könnt ihr auch auf einen Campingplatz ausweichen, sei es mit eigenen Zelten oder in Hütten und sonstigen Gruppenunterkünften. In Zürich haben wir schlussendlich in einem Atomschutzbunker geschlafen. Der hohe Luftdruck hat zwar ein wenig Kopfschmerzen gemacht aber eine besondere Erfahrung war es allemal.
So oder so kann die gemeinsame Unterkunft zu einem großen Gemeinschaftsgefühl unter den Teilnehmenden führen. Hier gibt es die Gelegenheit außerhalb des Konferenzprogramms mit Leuten in Kontakt zu kommen, die man noch nicht kannte und in aller Ruhe die gemeinsamen Spezialinteressen umfangreich zu erörtern. Man mag von Networking halten, was man will, aber Menschen mit denen man bis zwei Uhr morgens die Feinheiten der phonologischen Analyse von Walgesängen und die Übersetzbarkeit von Wortwitzen in einer Gruppenumkleide diskutiert hat… die vergisst man nicht so schnell und die kann man auch einfach anhauen, wenn man wissen will, wie das mit den Promotionsstipendien in Schottland ganz genau funktioniert.
Für euch als Orgateam heißt das: Wenn ihr eine Unterkunft anbieten könnt, dann ist das grandios. Unserer Erfahrung nach ist die günstige Unterkunft mit weniger Komfort mindestens so gut, wie die etwas teurere mit gemütlichen Betten. Gleichzeitig ist es völlig in Ordnung, wenn ihr diese Schlafplätze als zusätzlichen Service versteht und nicht jeden Wunsch erfüllen könnt. Also, werdet kreativ!
Weitere Teile der Reihe folgen. Teil 7 erscheint am 25.01.2026