Konferenzen, Tagungen, Workshops… Egal wie ihr das Event nennt, Austausch ist wichtig, um in der Wissenschaft voranzukommen, und es macht doch irgendwie auch Spaß, sich mit Gleichgesinnten über die Feinheiten der eigenen Forschung auszutauschen. Auch im Studium ist die Teilnahme an solchen Veranstaltungen eine wunderbare Gelegenheit, den Horizont zu erweitern und herauszufinden, was es eigentlich so alles gibt. Irgendjemand muss diese Konferenzen aber natürlich auch organisieren und das sind keine mystischen Wesen, sondern eben auch Studierende und Forschende, die sich für das jeweilige Feld interessieren.
Für Studierende in den Sprachwissenschaften gibt es eine ganze Reihe an Konferenzen in Deutschland und im umliegenden Ausland, bei denen ihr eure Haus- und Abschlussarbeiten vorstellen, euch mit anderen Studierenden vernetzen und einen Einblick in die Forschungsthemen an anderen Unis bekommen könnt. Wir, Pauline und Annika, haben einen starken Bezug zur StuTS (Studentische Tagung Sprachwissenschaft) und zur Tacos (Tagung der Computerlinguistikstudierenden), an deren Organisation wir über die Jahre immer wieder in unterschiedlichen Funktionen beteiligt waren. Beide Konferenzen werden regelmäßig von Teams von Studierenden an ihren jeweiligen Unis organisiert: die StuTS jedes Semester, die Tacos immer im Frühjahr.
In dieser Blogreihe möchten wir also einmal die wichtigsten Themen für die Organisation einer Konferenz sammeln und ein paar Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mitgeben.
Das liebe Geld
Fast genau zeitgleich mit der Suche nach einer Unterkunft solltet ihr euch der Frage annehmen, mit der die gesamte Konferenz steht und fällt: Und wer bezahlt das alles?!
Es gibt im Prinzip zwei Einkommensquellen: Sponsoring und Teilnahmegebühren. Ihr kommt wahrscheinlich um beides nicht herum, aber es bietet sich bei der Zielgruppe Studierende an, die Teilnahmegebühren so niedrig wie möglich zu halten.
Sponsoring: Wie überredet ihr also externe Geldgeber:innen, dass sie euch Geld geben sollen und wer kommt hier in Frage? Das mag euch überraschen, wo doch überall stets davon geredet wird, dass wir an den Unis sparen und kürzen müssen, aber die finanzielle Unterstützung von Veranstaltungen ist tatsächlich in den meisten Lehrstuhl- oder Departmentbudgets eingeplant. Fragt also nach: Jeder Betrag hilft und die lokalen Geldtöpfe sind der Grundstein eurer Finanzierung.
Auch wissenschaftliche Verlage und wissenschaftsnahe Dienstleister sind gute Quellen für finanzielle Unterstützung. Die großen Verlage für linguistische Publikationen unterstützen regelmäßig die verschiedenen studentischen Tagungen im deutschsprachigen Raum und haben hierfür feste Budgets. Sie schicken euch auch gerne Werbematerialien und Bücher, die ihr als “Best Presentation“-Preise vergeben, verlosen oder sonst wie verteilen könnt. Auch verschiedene Firmen, die sich mit linguistischen Fragestellungen befassen, und lokal angesiedelte Firmen sind oft gute Partner. Die Webseiten anderer Konferenzen sind oft eine gute Informationsquelle, weil die Sponsoren da in der Regel aufgelistet werden.
Und wenn es Absagen hagelt, nicht verzagen und nach Sachwerten fragen. Vielleicht gibt es kein Geld, aber auch eine kostenlose Bereitstellung von Räumen hilft euch weiter. Oder vielleicht kann ein Lehrstuhl den Kaffee bereitstellen. Der lokale Supermarkt überlässt euch vielleicht die fast abgelaufene Osterschokolade und die Bäckerei am Campus würde euch eventuell Brötchen zum halben Preis verkaufen, wenn ihr versprecht, an drei Tagen in Folge jeweils 100 Stück zum Frühstück abzunehmen. Ihr seht, mit etwas Kreativität kommt ihr bestimmt auf ein paar nützliche Ideen und wer nicht fragt, der nicht gewinnt. Übrig gebliebenes Essen kann man übrigens auch spenden. Bei der StuTS in Köln hatten wir jede Menge trockene Brötchen und Äpfel übrig, die der Zoo im Anschluss an die Tiere verfüttert hat. Noch geschlossene Packungen Kaffee und Zuckerwürfel nimmt die lokale Tafel und so weiter. Lasst euch was einfallen und tragt so zu einer nachhaltigeren Konferenzwelt bei. Apropos Nachhaltigkeit: Bittet doch eure Teilnehmenden, sich ihre eigenen Kaffeebecher, Teller und Besteck mitzubringen. Schon braucht ihr keine Wegwerfartikel mehr anzubieten und kommt mit ein paar Servietten aus.
Teilnahmebeiträge: Die meisten Konferenzen kosten Geld, aber Studierende haben davon meist nicht so viel. Was tun? Die Konferenzbeiträge für studentische Tagungen sind meist sehr niedrig. Die Tacos und StuTS liegen in der Regel bei ca. 30-40 €, manchmal auch deutlich darunter. Mitunter müssen Teilnehmende, die eine Unterkunft brauchen, noch ein wenig drauf zahlen. Insgesamt ist es aber wünschenswert, wenn die finanziellen Hürden niemanden von der Teilnahme abhalten. Trotzdem bieten Teilnahmebeiträge eine recht gut kalkulierbare Grundlage für die finanzielle Planung. Da sowohl der Bedarf an Verpflegung als auch das Einnahmepotential von der Anzahl der Teilnehmenden abhängen, lassen sich die beiden Posten gut gegeneinander verrechnen.
Budgets und Finanzpläne: Für eine gelungene Veranstaltung ist eine gute Finanzplanung unerlässlich. Also, nehmt euch ein Tabellenkalkulationsprogramm und los geht’s. So schwierig ist das alles nicht. Auf der einen Seite schätzt ihr, was für Kosten auf euch zukommen. Wenn ihr keine Ahnung habt, fragt das letzte Orgateam für eine gute erste Schätzung. Auf der anderen Seite überlegt ihr, wie viel ihr aus welchen Töpfen reinbekommen könnt. Plant einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben ein und los geht’s.
Im Laufe der Organisation verfeinern sich eure anfänglichen Schätzungen zu realen Zahlen. In einer neuen Spalte oder in einer neuen Tabelle dokumentiert ihr, was tatsächlich rein- und rausgeht. So behaltet ihr den Überblick und merkt hoffentlich frühzeitig, wenn ihr mehr ausgebt, als ihr einnehmt. Behaltet diese Balance gut im Blick. Ihr wollt am Ende ja nicht persönlich drauf zahlen.
Nach Abschluss der Konferenz und Zahlung der letzten Rechnung macht ihr eine Abschlussabrechnung. Bei StuTS und Tacos gibt es einen Wanderbetrag, der an die nächste Veranstaltung als Liquiditätspuffer weitergegeben wird. So kann die Konferenz schon vor Eingang der ersten Gelder anfallende Rechnungen begleichen. Dieser Betrag sollte am Ende mindestens übrig bleiben, um ihn an die nächste Orga weiterzugeben. Ihr habt Geld über? Dann habt ihr nicht so richtig genau gerechnet oder euren Puffer nicht ausgeschöpft. Das ist nicht so schlimm. Fällt euch das schon vor der Konferenz auf, dann schaut doch, ob es nicht doch noch eine extra Packung Kekse geben kann. Wenn nicht, dann dürft ihr als Team sicherlich nochmal die erfolgreiche Konferenz mit einem gemeinsamen Kaffeetrinken feiern und was dann noch über ist, könnt ihr an die nächste Konferenz weitergeben. Die freuen sich und brauchen dann hoffentlich keine Zuzahlung für die Unterkunft.
Weitere Teile der Reihe folgen. Teil 4 erscheint am 30.11.2025