Konferenzen, Tagungen, Workshops… Egal wie ihr das Event nennt, Austausch ist wichtig, um in der Wissenschaft voranzukommen, und es macht doch irgendwie auch Spaß mit Gleichgesinnten über die Feinheiten der eigenen Forschung auszutauschen. Auch im Studium ist die Teilnahme an solchen Veranstaltungen eine wunderbare Gelegenheit, den Horizont zu erweitern und herauszufinden, was es eigentlich so alles gibt. Irgendjemand muss diese Konferenzen aber natürlich auch organisieren und das sind keine mystischen Wesen, sondern eben auch Studierende und Forschende, die sich für das jeweilige Feld interessieren.

Für Studierende in den Sprachwissenschaften gibt es eine ganze Reihe an Konferenzen in Deutschland und im umliegenden Ausland, bei denen ihr eure Haus- und Abschlussarbeiten vorstellen, euch mit anderen Studierenden vernetzen und einen Einblick in die Forschungsthemen an anderen Unis bekommen könnt. Wir, Pauline und Annika, haben einen starken Bezug zur StuTS (Studentische Tagung Sprachwissenschaft) und zur Tacos (Tagung der Computerlinguistikstudierenden), an deren Organisation wir über die Jahre immer wieder in unterschiedlichen Funktionen beteiligt waren. Beide Konferenzen werden regelmäßig von Teams von Studierenden an ihren jeweiligen Unis organisiert, die StuTS jedes Semester, die Tacos immer im Frühjahr.

In dieser Blogreihe möchten wir also einmal die wichtigsten Themen für die Organisation einer Konferenz sammeln und ein paar Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mitgeben.

Die Sache mit der Zeit

Zeit spielt eine wichtige Rolle bei der Organisation einer Konferenz, im Großen wie im Kleinen. Vermutlich wisst ihr etwa ein Jahr vor der Konferenz, dass ihr sie organisieren werdet. Der Startschuss ist gefallen. Jetzt gilt es, die nächsten 12 Monate sinnvoll zu nutzen.

Das Zieldatum: Wir empfehlen euch als Erstes das Zieldatum festzulegen. Wann soll die Konferenz stattfinden? Soll sie unter der Woche oder am Wochenende stattfinden? Die StuTS und Tacos wählen hier in der Regel einen Kompromiss, bei dem die Teilnehmenden nicht zu viel Uni verpassen, aber auch nicht nur das kurze Wochenende zur Verfügung steht (Feiertage und Brückentage sind eure Freunde…). Professionelle Konferenzen finden meist unter der Woche statt, weil sie als Arbeitszeit für die Teilnehmenden gelten. Achtet auch darauf, dass die Konferenz möglichst mit keinem wichtigen Konkurrenzevent kollidiert. Ihr wollt schließlich nicht, dass die Teilnehmenden sich entscheiden müssen, wo sie hinfahren. Und zuletzt, nehmt das Ganze nicht zu ernst. Ihr könnt es nie allen recht machen, versucht also einfach das bestmögliche Datum für eure Zwecke zu finden.

Der Konferenzverlauf: Jetzt wisst ihr also, wann die Konferenz stattfinden soll und wie viele Tage ihr für euer Programm zur Verfügung habt. Damit könnt ihr euch an die Planung im Kleinen begeben. Wann soll es morgens losgehen? Bis wann geht es abends? Gibt es ein strukturiertes Abendprogramm? Auch ganz wichtig sind Pausen. Plant genug Zeit ein, damit die Teilnehmenden sich zwischen den Themenblöcken erholen können, in Ruhe zu Mittag essen und ggf. die Räume wechseln können. Ihr solltet euch auch überlegen, wie lang einzelne Beiträge sein dürfen und ob es bestimmte Veranstaltungen gibt, die länger sind.

Während der Feinschliff für das Programm ruhig warten kann, bis es in die heiße Phase vor der Veranstaltung geht, solltet ihr recht früh entscheiden, wie die grobe Struktur funktioniert. Die Information braucht ihr nämlich für den “Call for Papers” (CfP), also die Einladung, Beiträge einzureichen, und für die Buchung der Räume.

Beispielzeitplan

  Donnerstag Freitag Samstag
9:00–10:00 Anmeldung    
10:00–11:00 Eröffnungsplenum Keynote Keynote
11:15–12:15 Keynote 3 Vorträge Workshop
12:15–13:30 Mittagspause    
13:30–15:00 4 Vorträge Exkursionen 4 Vorträge
15:00–15:30 Kaffeepause   Kaffeepause
15:30–16:30 Keynote Kaffee & Poster Abschlussplenum
ab 19:00 Pubquiz Karaokeabend Party

Einige Tipps bei der Erstellung des Zeitplans

  • Plant immer mindestens fünf Minuten Zeit zwischen Veranstaltungen, damit die Leute die Räume wechseln können - auch zwischen Kurzvorträgen.
  • Plant nicht zu viele Slots gleichzeitig. 2-3 sind meist ideal, damit die Leute wählen können und nicht das Gefühl haben, zu viel zu verpassen. Der Beispielzeitplan hat z.B. Platz für 25-30 Vorträge.
  • Wie oben geschrieben, geht es auch darum, sich auszutauschen. Das geht besonders gut beim Mittagessen! Macht die Mittagspause nicht zu kurz.
  • Es kann sein, dass ihr in eurem Eröffnungs- oder Abschlussplenum länger braucht. Plant also extra Zeit ein und verzichtet lieber auf eine Keynote.

Vom Start zum Ziel:

Jetzt habt ihr also den Anfang (da seid ihr ja gerade) und das Ende ist in Sicht. Stellt sich also die Frage, wann was passieren sollte. Grob lässt sich das in fünf Phasen einteilen:

Die ersten Schritte – Innerhalb der ersten 3 Wochen

  • Online-Infrastruktur - E-Mail und Webseite
  • Kontakt zur Uni
  • Aufgabenverteilung – Wer ist für was verantwortlich?

Mit ausreichend Vorlauf – In den ersten 2–3 Monaten

  • Konto und Finanzierung
  • Anmeldeformulare und CfP einrichten
  • Unterkunftssuche
  • Raumbuchung
  • Verpflegungsplanung

Kurz vor der Konferenz – In den letzten 3 Wochen

  • Anmeldung und CfP laufen lassen
  • Endgültige Raumvergabe
  • Verpflegungsvorbereitung
  • Helfende Hände rekrutieren

Während der Konferenz

  • Anmeldung
  • Tagungsbüro
  • Chairing und time keeping
  • Koordination von Catering und Co.

Nach der Konferenz – In den 3 Wochen nach der Konferenz

  • Finale Abrechnung
  • Urkunden und Teilnahmenachweise
  • Aufräumen und lost and found Organisation
  • Übergabe von Social Media-Accounts, Wanderbeträgen und Tipps und Tricks

Weitere Teile der Reihe folgen. Teil 3 erscheint am 16.11.2025.