Konferenzen, Tagungen, Workshops… Egal wie ihr das Event nennt, Austausch ist wichtig, um in der Wissenschaft voranzukommen, und es macht doch irgendwie auch Spaß, sich mit Gleichgesinnten über die Feinheiten der eigenen Forschung auszutauschen. Auch im Studium ist die Teilnahme an solchen Veranstaltungen eine wunderbare Gelegenheit, den Horizont zu erweitern und herauszufinden, was es eigentlich so alles gibt. Irgendjemand muss diese Konferenzen aber natürlich auch organisieren und das sind keine mystischen Wesen, sondern eben auch Studierende und Forschende, die sich für das jeweilige Feld interessieren.

Für Studierende in den Sprachwissenschaften gibt es eine ganze Reihe an Konferenzen in Deutschland und im umliegenden Ausland, bei denen ihr eure Haus- und Abschlussarbeiten vorstellen, euch mit anderen Studierenden vernetzen und einen Einblick in die Forschungsthemen an anderen Unis bekommen könnt. Wir, Pauline und Annika, haben einen starken Bezug zur StuTS (Studentische Tagung Sprachwissenschaft) und zur Tacos (Tagung der Computerlinguistikstudierenden), an deren Organisation wir über die Jahre immer wieder in unterschiedlichen Funktionen beteiligt waren. Beide Konferenzen werden regelmäßig von Teams von Studierenden an ihren jeweiligen Unis organisiert, die StuTS jedes Semester, die Tacos immer im Frühjahr.

In dieser Blogreihe möchten wir also einmal die wichtigsten Themen für die Organisation einer Konferenz sammeln und ein paar Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mitgeben.

Am Anfang steht ihr

Wenn ihr diese Artikel lest, habt ihr wahrscheinlich schon eine konkrete Veranstaltung im Blick, die ihr gerne organisieren möchtet, oder habt euch vielleicht sogar schon für die Organisation einer Tagung gemeldet. Die erste Frage, die ihr euch jetzt stellen solltet, ist: Wer ist eigentlich ihr?

Das Orga-Team

Jedes Orga-Team besteht aus einem Kern und einer Gruppe von Helfenden. Der Kern besteht meist aus ein bis zehn Personen (je nach Größe der Tagung), die die Tagung auf ihrem ganzen Weg betreuen – von der Idee bis zur Endabrechnung. Bei einer StuTS sollte das Kernteam aus mindestens drei Personen bestehen. Wenn ihr gerade beginnt, eine Tagung zu organisieren, ist es wichtig, dass alle sich von Anfang an klar darüber sind, wer sich als Teil des Kernteams sieht.

Seid ehrlich zu den anderen und auch euch selbst gegenüber, ob ihr bereit seid, die Verantwortung auf euch zu nehmen und über ein Jahr lang Zeit zu investieren.

Die meisten Probleme entstehen dadurch, dass Team-Mitglieder nicht kommunizieren, dass sie bestimmte Aufgaben nicht schaffen. Daher gilt: lieber eine Woche vor dem Treffen Bescheid geben als zwei Wochen nach der Deadline zum Master in eine neue Stadt zu ziehen. Auch Kern-Mitglieder können das Orga-Team verlassen, sollten aber sicherstellen, dass alle darüber im Bilde sind und ihre Aufgaben jemand anderem übergeben.

Neben dem Kernteam werdet ihr, wenn die Tagung näher rückt, eine Reihe an Helfenden brauchen, die sich zum Beispiel um den Kaffeenachschub, die Vortragsräume und die Fragen der Teilnehmenden kümmern. Das kann aber zu diesem Zeitpunkt noch warten – wer nicht Kern-Orga ist, weiß jetzt wahrscheinlich noch nicht, ob er nächstes Jahr an Himmelfahrt auf einem Festival ist.

Was muss man als Orga eigentlich machen?

Nachdem diese wichtigste aller Fragen geklärt ist, könnt ihr als Nächstes die Aufgaben im Kernteam verteilen. Die Hauptaufgabengebiete bei der Organisation sind meistens:

die Finanzen: Ihr werdet mit einer Menge Geld hantieren und braucht eine verantwortungsvolle Person, die die Geldein- und -ausgänge verwaltet.
die Kommunikation mit der Universität: Da ihr eure Tagung vermutlich an einer Universität ausrichten werdet, solltet ihr sie möglichst früh ins Boot holen, um Räume, Essen und finanzielle Unterstützung abzuklären.
die Kommunikation nach außen: Damit viele Leute zu eurer Tagung kommen, müsst ihr Werbung machen, E-Mails schreiben, eine Webseite designen. Später gehört dazu auch die Anmeldung zur Tagung.
Kost und Logis: Die Teilnehmenden eurer Tagung wollen bewirtet werden und brauchen gegebenenfalls einen Schlafplatz. Beides kann kostspielig werden und braucht eine lange Vorlaufzeit.
das Programm: Das, woran ihr bei der Organisation als Erstes gedacht habt, ist tatsächlich nur ein Teil des Ganzen. Trotzdem müsst ihr natürlich entscheiden, welche Keynotes ihr möchtet und wo die Abschlussparty stattfinden soll.

Wie genau die Aufteilung aussieht, hängt von euren spezifischen Gegebenheiten ab: Könnt ihr in der Mensa essen oder nicht, habt ihr viel Unterstützung von eurem Institut oder nicht, etc.? Wichtig ist nur, dass ihr zu Beginn für jede Aufgabe eine:n Hauptverantwortliche:n findet. Außerdem ist es hilfreich, wenn es im Kernteam mindestens eine Person gibt, die den Überblick darüber behält, wie die verschiedenen Bereiche ineinandergreifen. Das kann auch im Team passieren, aber es ist wichtig, ein Auge auf das große Ganze zu haben.

Weitere Teile der Reihe folgen. Teil 2 erscheint am 02.11.2025